Zgodnie z art. 26 ust. 1 powyższej ustawy, administrator przetwarzający dane powinien dołożyć szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności jest zobowiązany zapewnić, aby dane te były:

1. przetwarzane zgodnie z prawem (zasada legalności),

2. zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i nie poddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami, z zastrzeżeniem ust.2 (zasada celowości),

3. merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane (zasada adekwatności i merytorycznej poprawności),

4. przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej, niż jest to niezbędne do osiągnięcia celów przetwarzania (zasada ograniczenia czasowego).
 

Zauważyć należy, że wyżej wskazane zasady: celowości, adekwatności i merytorycznej poprawności oraz ograniczenia czasowego mają na celu zapobieżenie ewentualnym nieprawidłowościom w procesie przetwarzania danych osobowych.

Zasada celowości oznacza innymi słowy związanie administratora danych celem, podczas przetwarzania danych osobowych. Dane powinny być przetwarzane w ściśle określonym celu, o którym osoba, której dane dotyczą powinna być poinformowana, zaś cel ten nie powinien stać w sprzeczności z przepisami prawa.

Zasada adekwatności i merytorycznej poprawności oznacza, że zakres przetwarzanych przez administratora danych osobowych musi być wystarczający do celu ich przetwarzania, przy jednoczesnym zastrzeżeniu, iż nie powinien on przetwarzać danych w zakresie szerszym niż jest mu to niezbędne do osiągnięcia ww. celu, a także dane muszą być poprawne, czyli bezbłędne (tzn. odzwierciedlać rzeczywisty stan rzeczy).

Zasada ograniczenia czasowego oznacza zaś, iż dane osobowe mogą być przetwarzanie wyłącznie przez okres niezbędny do zrealizowania celu, dla którego zostały zebrane.