Pozyskiwanie informacji o korzystaniu przez pracownika z ochrony związkowej w toku konsultacji ze związkami zawodowymi, jest uzasadnione w razie zamiaru wypowiedzenia warunków pracy i płacy konkretnemu pracownikowi lub pracownikom lub rozwiązaniu umowy o pracę z konkretnym pracownikiem lub pracownikami. Brak jest podstaw do pozyskiwania danych osobowych we wskazanym zakresie w odniesieniu do wszystkich pracowników korzystających z ochrony związku zawodowego w sytuacji, gdy nie są oni objęci zamiarem pracodawcy wypowiedzenia im warunków zatrudnienia albo rozwiązania z nimi umów o pracę.

Przetwarzanie danych osobowych, w tym ich udostępnianie, zawsze powinno znajdować podstawę prawną. Przesłanki legalności przetwarzania danych osobowych określone zostały w art. 23 ust. 1 pkt 1-5 ustawy o ochronie danych osobowych. W przypadku zaś danych szczególnie chronionych, w tym danych o przynależności związkowej, ustawodawca wprost wskazał w art. 27 ust. 1 powołanej ustawy, że ich przetwarzanie jest zabronione. Dopuszczalne jest ono wyłącznie w przypadkach wymienionych w art. 27 ust. 2 pkt 1-10 tej ustawy.

Spółka powinna mieć na uwadze wymagania określone przepisami ustawy o ochronie danych osobowych, w tym określoną w art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy zasadę celowości. Poza cel gromadzenia danych w zakresie korzystania z obrony związku zawodowego - który istnieje w określonych w przepisach Kodeksu pracy przypadkach, gdy pracodawca zamierza rozwiązać umowę o pracę z pracownikiem lub wypowiedzieć mu warunki pracy i płacy - wykracza pozyskiwanie danych osobowych wszystkich pracowników korzystających z ochrony związkowej za pomocą ich imiennego wykazu.