Każdy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników po zakończeniu przez nich pracy. Ile od 1 stycznia 2019 r. wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?

Jakie działanie powinien podjąć pracodawca aby rekrutacja kandydatów do pracy odbyła się zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych?

Współadministrowanie czy powierzenie przetwarzania? W jakich przypadkach dochodzi do współadministrowania a kiedy do powierzenia przetwarzania.

Kredyty są dzisiaj bardzo rozpowszechnioną i niejednokrotnie łatwo dostępną formą pozyskiwania środków pieniężnych. Aby jednak bank przyznał kredyt konieczne jest dostarczenie przez potencjalnego kredytobiorcę szeregu dokumentów potwierdzających nie tylko jego dane osobowe, ale również zdolność do spłacenia zaciągniętego zobowiązania. Czy bank dysponuje zatem podstawą do weryfikowania danych osobowych kredytobiorców, w tym wysokości ich wynagrodzeń, w formie zapytań telefonicznych kierowanych do pracodawcy?

Zakres danych osobowych pracownika, jakich może żądać pracodawca na podstawie obowiązujących przepisów prawa pracy został wskazany w kodeksie pracy oraz w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Dla swoich pracowników spółka X zapewnia dodatkowe świadczenia medyczne, wykupując miesięczny pakiet (abonament) usług oferowanych przez współpracujący podmiot leczniczy. Rozliczając się z tym podmiotem spółka bierze pod uwagę liczbę pracowników zgłoszonych do dobrowolnej opieki medycznej mnożąc przez cenę miesięcznego pakietu. Czasami na fakturach wystawianych przez ten podmiot leczniczy pojawiają się imiona i nazwiska pracowników, którzy skorzystali w danym okresie z wykupionych świadczeń. Czy spółka X, jako pracodawca, może pozyskiwać takie informacje o pracowniku?

Przedmiotem działalności spółki X jest świadczenie usług rekrutacyjnych. Spółka na swojej stronie internetowej zamieszcza ogłoszenia, w związku z poszukiwaniem kandydata na określone stanowiska pracy. Jako agencja rekrutacji spółka udostępnia swoim klientom wybrane przez spółkę kandydatury, które wcześniej umieściła w swojej bazie. Równocześnie spółce zależy na tym, żeby nadesłane aplikacje wykorzystać także w przyszłości i rozbudowywać tym samym zasoby spółki. Kandydaci przysyłają CV według własnego uznania, spółka nie wymaga podania konkretnych danych. Jedni z nich zamieszczają klauzule zgody, inni nie. Jakie działania powinniśmy podjąć spółka, żeby wykorzystywać dane osobowe zawarte w dokumentach aplikacyjnych zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych?

Spółka X świadczy usługi outsourcingu w konkretnej branży. W związku z dużym zainteresowaniem klientów spółka intensywnie rozbudowuje bazę kandydatów do udziału w poszczególnych projektach. Z wybranymi kandydatami są podpisywane umowy. Spółka poszukuje kandydatów wśród docelowej grupy specjalistów i często wykorzystuje strony internetowe osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w branży, która spółkę interesuje. Czy spółka może wykorzystać podane na tej stronie adresy e-mail bądź numery telefonów do kontaktów z tymi osobami w celu nawiązania współpracy (preferowane są umowy B2B), poprzedzonej wcześniejszym procesem rekrutacyjnym?

Przedmiotem działalności spółki X jest świadczenie usług rekrutacyjnych. Budując bazę kandydatów spółka pozyskuje od każdej z osób zgodę na przetwarzanie danych osobowych (głównie zamieszcza ją w treści ogłoszenia, jako wzorzec). Przeglądając jednak branżowe portale spółka zwróciła uwagę na dużą ilość różnych klauzul zgody na przetwarzanie danych w celach rekrutacyjnych. Spółka nie jest pewna, która klauzula jest właściwa i nie wie jak ocenić tą, którą stosuje obecnie. Co należy brać pod uwagę w kwestii opracowania właściwej klauzuli zgody?

Na zlecenie spółki X zewnętrzna firma opracuje raport, w którym zawrze informacje co do tzw. rezerwy, czyli wartości zobowiązań spółki X wobec swoich pracowników z tytułu poszczególnych świadczeń (odpraw emerytalnych i rentowych, odpraw pośmiertnych, rezerw na niewykorzystane urlopy wypoczynkowe). Raport zostanie opracowany na podstawie informacji przekazanych przez spółkę X. Firmie tej w pliku Excel spółka X nie będzie podawać imion i nazwisk pracowników, lecz informacje takie jak data urodzenia, płeć, staż pracy w spółce X. Czy przekazując zewnętrznej firmie ww. informacje dotyczące pracowników spółki X w takim zakresie, powinna być zawarta na piśmie umowa powierzenia?

Po dokonaniu zakupu w terminie do 3 dni po szkoleniu na niniejszej stronie udostępniony zostanie materiał ze szkolenia, otwierany kodem który otrzymacie Państwo po dokonaniu płatności. Materiał będzie dostępny i można go pobrać przez dwa tygodnie od zakończenia szkolenia. Certyfikat imienny zostanie przesłany drogą elektroniczną na adres email. Po otrzymaniu kodu prosimy o jego przesłanie wraz z imieniem i nazwiskiem w celu wystawienia imiennego certyfikatu na adres cok@odoserwis.pl.

Zatrudniliśmy zewnętrzną firmę w zakresie zadań bhp. Oddelegowany przez tę firmę inspektor bhp będzie prowadzić na nasze potrzeby wszelką dokumentację wymaganą przez przepisy prawa pracy. Inspektor bhp przekazał naszemu działowi kadr, że będzie potrzebował korzystać z teczek osobowych pracowników, ponieważ potrzebuje do swojej pracy ich danych. Czy w związku z tym umowa z zewnętrzną firmą powinna zawierać jakieś dodatkowe zapisy związane z ochroną danych osobowych naszych pracowników?

Proszę o wyjaśnienie następującej okoliczności. Nasz zakład prowadzi Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Możliwymi beneficjentami świadczeń socjalnych, zgodnie z Regulaminem Zakładowego Funduszu są przede wszystkim nasi pracownicy. Niedawno powołaliśmy w zakładzie funkcję Administratora Bezpieczeństwa Informacji, zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych. Nasz ABI jedną z pierwszych rzeczy na jakie zwrócił uwagę, było to że od naszych pracowników, którzy składają wnioski o przyznanie świadczenia z Funduszu, zbieramy zgody na przetwarzanie ich danych po to by rozpatrzeć wniosek i przyznać świadczenie, a następnie je rozliczyć. Osoba pełniąca u nas funkcję ABI mówi, że od pracowników nie powinniśmy zbierać zgód na przetwarzanie ich danych w powyższych celach, ponieważ ich dane przetwarzamy jako pracodawca. Kto ma tutaj rację?

Czy na gruncie ustawy o ochronie danych osobowych pracodawca ma prawo informować swoich pracowników (np. pracowników z danej komórki organizacyjnej) o przyczynach zakończenia współpracy z ich przełożonym? Celem przekazania takiej informacji jest zapewnienie ładu organizacyjnego oraz transparentność w równym traktowaniu pracowników.