Ochrona danych osobowych pracownika – zasady i warunki

Pracodawcy, jako administratorzy danych, muszą dołożyć wszelkich starań, aby informacje o ich pracownikach były należycie chronione. Pracodawcy dysponują ogromną ilością danych o swoich pracownikach takich jak imię, nazwisko, adres zamieszkania czy do korespondencji, data urodzenia, numery dokumentów tożsamości, wykształcenie, dane o rodzinie, stanie cywilnym, zarobkach, chorobach i wypadkach zawodowych itp. Dla wielu przedsiębiorstw i instytucji tego typu wiadomości stanowią prawdziwą kopalnię wiedzy, dlatego odpowiednia ochrona danych osobowych pracownika ma tak istotne znaczenie. Prowadzenie i przechowywanie w warunkach niegrożących zniszczeniem dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników jest jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy. Kwestie dotyczące ich ochrony reguluje m.in. rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r.

Przechowywanie i ochrona danych osobowych pracownika

W związku ze sporządzaniem dokumentacji i gromadzeniem danych, pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. Ochrona danych osobowych pracownika polega m.in. na:

• udzieleniu pracownikowi na jego wniosek informacji przetwarzania na temat dotyczących go danych osobowych,

• zabezpieczeniu danych kandydatów do pracy i pracowników przed ujawnieniem lub udostępnieniem nieupoważnionym osobom, zniszczeniem, zabraniem, utratą, uszkodzeniem ,

• wydawaniu upoważnień do przetwarzania danych dla pracowników działów kadr i innych osób mających dostęp do danych osobowych pracowników

• prowadzeniu ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych.