Urząd Ochrony Danych Osobowych przygotował nową publikacje „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy. Poradnik dla pracodawców”.
08/10/2018
Poradnik wskazuje w jaki sposób przetwarzać dane osobowe w toku rekrutacji, jak i w ciągu całego okresu zatrudnienia. Obejmuje również kwestie związane z zatrudnieniem na podstawie stosunku pracy oraz w oparciu o tzw. cywilnoprawne formy zatrudnienia.
Z poradniku dla pracodawców można się dowiedzieć w jakich procesach jakie dane można zbierać, kiedy trzeba zawrzeć umowę powierzenie danych a kiedy wystarczy wydać upoważnienie , w jakich przypadkach koniecznie pobierać zgodę itp.
W poradniku są m.in. omawiane następujące tematy:
- podanie jakich danych pracodawca może oczekiwać od kandydata do pracy;
- konieczność poinformowania kandydatów do pracy o przetwarzaniu ich danych osobowych;
- znaczenie zgody na przetwarzanie danych osobowych;
- zasady prowadzenia rekrutacji on-line;
- prowadzenie procesów rekrutacyjnych „ślepych” i „ukrytych”;
- rola agencji zatrudnienia w procesie przetwarzania danych kandydatów do pracy;
- jakie dane można gromadzić podczas rozmowy kwalifikacyjnej;
- jak długo można przetwarzać dane kandydatów do pracy;
- czy pracodawca może przetwarzać dane kandydatów do pracy po zakończeniu rekrutacji w celu zabezpieczenia się przed ich ewentualnymi roszczeniami;
- jak powinien się zachować pracodawca gdy wpływa do niego CV potencjalnego kandydata do pracy, jednak nie prowadzi on rekrutacji;
- czy potencjalny pracodawca może pozyskiwać dane kandydata z portali społecznościowych;
- prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika, których realizacja w sposób oczywisty wiąże się z koniecznością przetwarzania danych pracownika;
- czy pracodawca może umieścić na swojej stronie internetowej takie dane osobowe pracowników, jak ich imiona i nazwiska, stanowiska, numery telefonów, adresy e-mail, wizerunek
- udostępnianie danych pracowników podmiotom zewnętrznym;
- przetwarzanie danych pracowników w ramach realizacji zadań z zakresu medycyny pracy oraz organizowanych przez pracodawców szkoleń;
- przekazywanie danych w związku z oferowanymi przez pracodawcę dodatkowymi świadczeniami pracowniczymi (karnety na siłownię, prywatna opieka zdrowotna, dodatkowe ubezpieczenia pracownicze, benefity),
- przekazywanie informacji o pracownikach pomiędzy spółkami grupy;
- monitoring poczty elektronicznej pracownika oraz monitorowanie przy użyciu urządzeń lokalizujących GPS;
- ewidencjonowanie czasu pracy przy użyciu nowoczesnych technologii oraz wykorzystywaniu danych biometrycznych;
- przetwarzanie danych osobowych w związku z wykonywaniem zadań na podstawie umów cywilnoprawnych;
Poradnik ma służyć pomocą pracodawcom. Przydatne informacje również znajdą tu agencje zatrudnienia, a tak że pracownicy chcący dowiedzieć się, jakie prawa przysługują im na mocy RODO.
Należy pamiętać jednak, że informacje zawarte w poradniku nie uwzględniają proponowanych zmian w Kodeksie pracy.