Język komunikacji z pracownikami.

Zgodnie z art. 12 RODO administrator podejmuje odpowiednie środki, aby w zwięzłej, przejrzystej, zrozumiałej i łatwo dostępnej formie, jasnym i prostym językiem – w szczególności gdy informacje są kierowane do dziecka – udzielić osobie, której dane dotyczą, wszelkich informacji. Dotyczy to  informacje podawane w przypadku zbierania danych od osoby, której dane dotyczą (art. 13 RODO), jak również gdy dane osobowe pozyskiwanie są w inny sposób (art. 14 RODO).

Gdy osoba świadcząca pracę ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej to zgodnie z ustawą z dnia 7 października 1999 r. o języku polskim  przy wykonywaniu przepisów z zakresu prawa pracy (w art. 7 ust. 1) ustanawia się wymóg używania języka polskiego.

Jeśli pracownicy firmy nie posługują się językiem  polskim, a zrozumiałą formą przekazu jest dla nich komunikacja w języku angielskim administrator powinien przekazać takim pracownikom  wymagane informacje również w języku angielskim. Jednak zgodnie z ustawą o języku polskim obowiązek przekazania tych samych informacji również w języku polskim.

Język prowadzonej  dokumentacji

Podstawową zasadą RODO jest zasada rozliczalności. Administrator zatem powinien  zaprojektować taki  systemu ochrony danych osobowych, aby był zgodny z RODO i aby administrator mógł to wykazać.

Odnosząc się natomiast do języka, w jakim ma być sporządzona wewnętrzna dokumentacja administratora danych (np. polityka bezpieczeństwa danych osobowych), to RODO nie narzuca wprost formy, w tym języka, w jakim mają być sporządzone owe polityki. Jednak dokumentacja przetwarzania danych osobowych w firmie działającej na terenie Polski powinna być prowadzona w języku polskim. Ponadto polityki ochrony danych osobowych muszą oprócz aktów prawnych o charakterze międzynarodowym uwzględniać również polskie ustawodawstwo.

Jeżeli  inny język jest używany w relacjach wewnętrznych firmy, może on również być stosowany w organizacji międzynarodowej.

Język komunikacji z organem nadzorczym.

Ponieważ art. 5 ust. 1 ustawy o języku polskim stanowi, że podmioty wykonujące zadania publiczne na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej dokonują wszelkich czynności urzędowych oraz składają oświadczenia woli w języku polskim, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej, to komunikacja administratora z organem nadzorczym jest powinna być prowadzona w języku polskim.

Czynności urzędowych organu nadzorczego zgodnie z wyżej przywoływaną ustawą  będą   wykonywane  również w języku polskim.

Olga Sklyarova, specjalista ds. ochrony danych,  audytor