Zarejestruj się i uzyskaj dostęp do licznych narzędzi

Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie z dnia 16 kwietnia 2021 r.

Dane osobowe w aktach pracowniczych

II SA/Wa 1506/20

14/06/2021

Dane osobowe z akt pracowniczych muszą być chronione również po ustaniu zatrudnienia.


Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie

z dnia 16 kwietnia 2021 r.

II SA/Wa 1506/20

 

Skład sądu

Danuta Kania (sprawozdawca)
Ewa Kwiecińska
Iwona Maciejuk (przewodniczący)

 

Sentencja

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie na posiedzeniu niejawnym w dniu 16 kwietnia 2021 r. sprawy ze skargi A. Z. na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych z dnia (...) czerwca 2020 r. Nr (...) w przedmiocie przetwarzania danych osobowych 1. uchyla zaskarżoną decyzję; 2. zasądza od Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych na rzecz skarżącej A. Z. kwotę 200 (słownie: dwieście) złotych, tytułem zwrotu kosztów postępowania.

 

Uzasadnienie

 

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej: "Prezes UODO", "organ") decyzją z dnia (...) czerwca 2020 r. nr (...) wydaną na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 256 z późn. zm.), dalej: "k.p.a.", oraz art. 58 ust. 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz.UE.L 119 z dnia 4 maja 2016 r.), dalej: "ogólne rozporządzenie o ochronie danych", odmówił uwzględnienia wniosku A. Z. (dalej: "wnioskodawczyni", "skarżąca") w przedmiocie przetwarzania danych osobowych przez J. Z. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Hurtownia Artykułów (...)"(...)" J. Z. w (...) (dalej: "przedsiębiorca").

W uzasadnieniu powyższej decyzji Prezes UODO przedstawił dotychczasowy tok postępowania wskazując, co następuje:

Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga A. Z. na przetwarzanie, w tym udostępnienie jej danych osobowych na rzecz osób trzecich, przez J. Z. prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą Hurtownia Artykułów (...)"(...)" J. Z. w (...). W treści skargi wnioskodawczyni zażądała usunięcia uchybień, usunięcia danych przetwarzanych bez podstawy prawnej, zaprzestania przetwarzania danych przez przedsiębiorcę oraz nałożenia na niego kary administracyjnej.

W toku postępowania administracyjnego Prezes UODO ustalił, że:

- wnioskodawczyni była zatrudniona w firmie przedsiębiorcy od dnia (...) czerwca 2006 r. do dnia (...) marca 2015 r.,

- wnioskodawczyni podniosła, iż jej dane osobowe zawarte w dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez przedsiębiorcę zostały udostępnione na rzecz osób trzecich - M. Z. (byłego męża wnioskodawczyni, syna przedsiębiorcy) oraz jego pełnomocnika - P. M.; kopie ww. dokumentów, poświadczone za zgodność z oryginałem w dniu (...) grudnia 2017 r. przez P. M. zostały wykorzystane jako materiał dowodowy w postępowaniu sądowym o sygn. akt (...);

- wnioskodawczyni podniosła, że ww. osoby miały dostęp do dokumentów, zawierających jej dane osobowe "z uwagi na fakt, iż dotyczą one pracy u rodziców Wnioskodawcy, a teściów Uczestniczki",

- przedsiębiorca zaprzeczył udostępnienia danych osobowych wnioskodawczyni zawartych w jej teczce akt osobowych na rzecz syna i jego pełnomocnika; wskazał również, iż wnioskodawczyni przechowywała kopie przedmiotowej dokumentacji w miejscu wspólnego zamieszkania z M. Z., a P. M. uzyskała dostęp do dokumentacji pracowniczej w związku z poradą prawną udzielaną na rzecz przedsiębiorcy z zakresu "kwestii pracowniczych i ochrony danych osobowych".

Uwzględniając powyższe Prezes UODO stwierdził, że dane osobowe wnioskodawczyni zawarte w dokumentacji pracowniczej są przetwarzane przez przedsiębiorcę, tj. jej byłego pracodawcę, na podstawie art. 94 ust. 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 z późn. zm.). Zgodnie z treścią tego przepisu pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Z kolei w myśl art. 94 ust. 9b ww. ustawy, dokumentacja pracownicza powinna być przechowywana przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym rozwiązano stosunek pracy. Powyższe oznacza, iż dane osobowe wnioskodawczyni, zawarte w dokumentacji pracowniczej, przetwarzane są przez przedsiębiorcę na podstawie ciążącego na nim obowiązku prawnego, tj. zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. c oraz art. 9 ust. 2 lit. h ogólnego rozporządzenia o ochronie danych. Tym samym brak jest podstaw do spełnienia żądania wnioskodawczyni w zakresie nakazania usunięcia jej danych osobowych.

Odnosząc się natomiast do udostępnienia danych osobowych wnioskodawczyni przez przedsiębiorcę na rzecz osób trzecich, organ wskazał, że zgromadzony w przedmiotowej sprawie materiał dowodowy nie potwierdza jednoznacznie tej okoliczności. Dowody przedłożone przez wnioskodawczynię wskazują, iż jej były mąż oraz jego pełnomocnik mieli dostęp do jej danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez przedsiębiorcę. Niemniej jednak w złożonych wyjaśnieniach przedsiębiorca zaprzeczył udostępnieniu danych osobowych wnioskodawczyni na rzecz M. Z. Wskazałon, iż wnioskodawczyni przechowywała kserokopie ww. danych zawartych w dokumentacji w miejscu wspólnego zamieszkania z byłym małżonkiem. Natomiast P. M. uzyskała dostęp do dokumentacji pracowniczej wnioskodawczyni w związku z usługą porady prawnej z zakresu zatrudnienia i ochrony danych osobowych, świadczonej na rzecz przedsiębiorcy. Dowody nie wskazują tym samym na nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych wnioskodawczyni.

W związku z powyższym organ stwierdził, iż nie podziela stanowiska wnioskodawczyni wskazującego na udostępnienie przez przedsiębiorcę dokumentacji pracowniczej zawierającej jej dane osobowe, z uwagi na brak dowodów które bezsprzecznie potwierdzałyby tę okoliczność.

Podsumowując organ wskazał, że "Postępowanie administracyjne prowadzone przez Prezesa Urzędu jest ukierunkowane na wydanie decyzji administracyjnej na podstawie art. 58 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych. W sytuacji, gdy Pracodawca, nie przetwarza aktualnie danych osobowych Skarżących w kwestionowanym przez nich zakresie, stanowiącym przedmiot niniejszego postępowania administracyjnego, badanie legalności, w kontekście ustalenia ewentualnego zaistnienia przesłanek dla skorzystania z przysługujących Prezesowi kompetencji. W przedmiotowej sprawie, w ocenie Prezesa Urzędu nie doszło do naruszenia przepisów o ochronie danych osobowych, tym samym brak jest podstaw do spełnienia żądań Skarżącej w zakresie usunięcia uchybień. Ponadto, jak wskazano powyżej, Przedsiębiorca przetwarza dane osobowe Skarżącej zawarte w jej dokumentacji pracowniczej na podstawie przepisów szczegółowym, wobec czego brak jest podstaw do nakazania usunięcie danych przetwarzanych bez podstawy prawnej oraz zaprzestania przetwarzania danych Skarżącej przez Przedsiębiorcę. W zakresie żądania nałożenia kary administracyjnej na Przedsiębiorcę wskazać należy, że uprawnienie do należy do zadań organu, a nie uprawnień naprawczych i tym samym nie może stanowić przedmiotu postępowania prowadzonego w indywidualnej sprawie".

Pismem z dnia 9 lipca 2020 r. A. Z. wniosła do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie skargę na powyższą decyzję Prezesa UODO z dnia (...) czerwca 2020 r. podnosząc, iż jest ona krzywdząca i niezgodna ze stanem faktycznym. Wskazała, że jej dane osobowe zostały udostępnione osobom trzecim, które nie mają i nie miały prawa dysponować nimi, udostępniać i posiadać ich oryginałów.

W związku z powyższym skarżąca wniosła o uznanie zasadności wniosku, zwolnienie od kosztów sądowych oraz przyznanie pomocy prawnej.

W motywach skargi skarżąca podniosła, że jej dokumenty pracownicze oraz dane osobowe w nich zawarte zostały udostępnione przez przedsiębiorcę M. Z. oraz P. M., która potwierdziła to pieczątką i podpisem, prawie rok po rozwiązaniu związku małżeńskiego oraz ponad dwa lata po ustaniu stosunku pracy z przedsiębiorcą.

Skarżąca zakwestionowała przyjęte przez organ stanowisko, że P. M. miała dostęp do jej dokumentacji pracowniczej przechowywanej przez przedsiębiorcę w związku z udzielaniem mu porady prawnej dotyczącej kwestii pracowniczych i ochrony danych osobowych. Wskazała, że w piśmie Państwowej Inspekcji Pracy w (...) z dnia (...) października 2018 r. stwierdzono, że osobami upoważnionymi do spraw kadrowo-płacowych w czasie jej zatrudnienia i później, był pracodawca oraz właściciel biura rachunkowego upoważniony przez pracodawcę w zakresie zleconym. Zatem pracodawca nie wskazał innych osób oraz nie poinformował, że akta osobowe skarżącej są udostępniane P. M. do innych celów, w tym na potrzeby spraw sądowych. Zdaniem skarżącej, wyjaśnienia byłego pracodawcy udzielone w niniejszej sprawie są niejasne i nie znajdują pokrycia we wcześniejszych informacjach przekazanych podczas kontroli PIP.

Skarżąca zakwestionowała stanowisko organu, iż przechowywała kserokopie dokumentów pracowniczych w miejscu zamieszkania. Zaznaczyła, że nie posiadała niektórych oryginałów dokumentów, ani ich kserokopii, a otrzymała je w toku sprawy sądowej.

Do skargi skarżąca załączyła kopie dokumentów mających potwierdzać przedstawione stanowisko.

W odpowiedzi na skargę Prezes UODO wniósł o oddalenie skargi podtrzymując argumentację przedstawioną w zaskarżonej decyzji.

W piśmie procesowym z dnia 10 września 2020 r. skarżąca podtrzymała zarzuty i wnioski skargi. Podniosła nadto, że organ dał wiarę wyjaśnieniom pracodawcy, nie uwzględnił natomiast jej wyjaśnień. Wskazała, że pracodawca nie przedstawił dokumentów potwierdzających świadczenie przez P. M. usługi w zakresie spraw pracowniczych i ochrony danych osobowych. Wniosła o uwzględnienie dowodów załączonych do skargi.

 

Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie zważył, co następuje:

Zgodnie z art. 1 § 1 i § 2 ustawy z dnia 25 lipca 2002 r. - Prawo o ustroju sądów administracyjnych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2167), dalej: "p.u.s.a." oraz art. 3 § 1 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. z 2019 r. poz. 2325), dalej: "p.p.s.a.", sądy administracyjne sprawują wymiar sprawiedliwości przez kontrolę działalności administracji publicznej.

W myśl art. 134 § 1 p.p.s.a., sąd rozstrzyga w granicach danej sprawy nie będąc związany zarzutami i wnioskami skargi oraz powołaną podstawą prawną, z zastrzeżeniem art. 57a. Sąd nie może wydać orzeczenia na niekorzyść skarżącego, chyba że stwierdzi naruszenie prawa skutkujące stwierdzeniem nieważności zaskarżonego aktu lub czynności (§ 2).

Skarga oceniana w świetle powyższych kryteriów zasługuje na uwzględnienie, bowiem zaskarżona decyzja Prezesa UODO z dnia (...) czerwca 2020 r. została wydana z naruszeniem przepisów postępowania administracyjnego, które mogło mieć istotny wpływ na wynik sprawy.

Prezes UODO przedwcześnie bowiem uznał, że brak jest podstaw do uwzględnienia skargi A. Z. w zakresie przetwarzania jej danych osobowych przez przedsiębiorcę poprzez ich udostępnienie na rzecz osób trzecich w sytuacji, gdy okoliczności faktyczne sprawy nie zostały w sposób wyczerpujący ustalone.

Mianowicie, organ nie wyjaśnił w sposób niebudzący wątpliwości, czy w istocie po stronie przedsiębiorcy nie zaistniały nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych skarżącej poprzez ich udostępnienie M. Z. oraz P. M.

W uzasadnieniu zaskarżonej decyzji organ stwierdził, iż dowody przedłożone przez skarżącą wskazują, że jej były mąż oraz jego pełnomocnik mieli dostęp do jej danych osobowych zawartych w dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez przedsiębiorcę. Następnie jednak powołał się na wyjaśnienia przedsiębiorcy, że skarżąca przechowywała kserokopie dokumentów zawierających ww. dane w miejscu wspólnego zamieszkania z byłym małżonkiem, a P. M. uzyskała dostęp do dokumentacji pracowniczej skarżącej w związku z usługą porady prawnej dla przedsiębiorcy, stwierdzając, że te właśnie dowody nie wskazują na nieprawidłowości w przetwarzaniu danych osobowych skarżącej. Organ nie wyjaśnił jednak w ogóle swego stanowiska w sprawie. Nie wskazał z jakich przyczyn uznał za wiarygodne wyjaśnienia przedsiębiorcy, a z jakich przyczyn odmówił wiarygodności dowodom przedłożonym przez skarżącą. W konsekwencji nie wyjaśnił w sposób przekonujący z jakich powodów uznał, że wniosek skarżącej w ww. zakresie nie zasługuje na uwzględnienie.

Ma to tym większe znaczenie, iż wyjaśnienia przedsiębiorcy odnośnie "usługi porady prawnej z zakresu zatrudnienia i ochrony danych osobowych" są dalece nieprecyzyjne zwłaszcza w kontekście podnoszonej przez skarżącą okoliczności, iż była ona zatrudniona w firmie przedsiębiorcy od dnia (...) czerwca 2006 r. do dnia (...) marca 2015 r., a więc na długo przed datą poświadczenia kopii dokumentów za zgodność z oryginałem ((...) grudnia 2017 r.). W ww. wyjaśnieniach przedsiębiorca nie podał choćby daty świadczenia powołanej usługi prawnej, nie wskazał również na okoliczność poświadczenia za zgodność z oryginałem kopii dokumentów przedstawionych przez skarżącą. Nie potwierdził też wykonania ww. usługi jakąkolwiek dokumentacją. Pomimo tego organ oparł się na wyjaśnieniach przedsiębiorcy jako przesądzających sposób załatwienia sprawy.

W tym miejscu wskazać należy, że zgodnie z regułami postępowania administracyjnego organ jest zobligowany do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego sprawy. Ustalenie okoliczności faktycznych jest bowiem zawsze zagadnieniem kluczowym i pierwszoplanowym, a także niezbędnym elementem zastosowania normy prawa materialnego. Prowadząc postępowanie administracyjne organ winien zatem realizować zasadę dochodzenia do prawdy obiektywnej (art. 7 k.p.a.), a związku z tym winien wyczerpująco zebrać, rozpatrzyć i ocenić cały zgromadzony w sprawie materiał dowodowy (art. 77 § 1 k.p.a. i art. 80 k.p.a.) oraz należycie uzasadnić podjęte rozstrzygnięcie zgodnie z wymaganiami określonymi w art. 107 § 3 k.p.a.

Przepis art. 107 § 3 k.p.a. stanowi, iż uzasadnienie faktyczne decyzji powinno zawierać w szczególności wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne - wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji z przytoczeniem przepisów prawa.

W orzecznictwie podkreśla się, że uzasadnienie stanowi integralną część decyzji i jego zadaniem jest wyjaśnienie rozstrzygnięcia, stanowiącego dyspozytywną jej część. Z tego względu motywy decyzji powinny być tak ujęte, aby strona mogła zrozumieć i w miarę możliwości zaakceptować zasadność przesłanek faktycznych i prawnych, którymi kierował się organ przy załatwianiu sprawy wydaną decyzją. Niewyjaśnienie wszystkich okoliczności mających istotne znaczenie w sprawie oraz nieuzasadnienie decyzji w sposób właściwy narusza podstawowe zasady podstępowania administracyjnego i stanowi podstawę do uchylenia przez sąd administracyjny zaskarżonej decyzji (por. wyroki Naczelnego Sądu Administracyjnego: z dnia 16 marca 1998 r. sygn. akt II SA 96/98; z dnia 10 grudnia 2019 r. sygn. akt I OSK 3285/18; z dnia 11 września 2019 r. sygn. akt II OSK 2322/17; publ. CBOSA).

Taka sytuacja, w ocenie Sądu, zaistniała w niniejszej sprawie, bowiem uzasadnienie zaskarżonej decyzji w ww. zakresie nie spełnia przedstawionych wyżej wymagań.

Niezrozumiała jest w istocie dalsza część motywów rozstrzygnięcia, w której organ powołał "art. 58 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych" oraz stwierdził: "W sytuacji, gdy Pracodawca, nie przetwarza aktualnie danych osobowych Skarżących w kwestionowanym przez nich zakresie, stanowiącym przedmiot niniejszego postępowania administracyjnego, badanie legalności, w kontekście ustalenia ewentualnego zaistnienia przesłanek dla skorzystania z przysługujących Prezesowi kompetencji.".

Natomiast w kwestii stanowiska organu odnośnie żądania skarżącej nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na przedsiębiorcę wskazać należy, że zgodnie z art. 58 ust. 2 lit. i ogólnego rozporządzenia o ochronie danych, administracyjna kara pieniężna jest jednym z uprawnień naprawczych organu nadzorczego, którego ogólne warunki stosowania określa art. 83 ww. rozporządzenia.

Konkludując Sąd stwierdza, że zaskarżona decyzja podlegała uchyleniu, bowiem w sprawie doszło do naruszenia przez organ art. 77 § 1, art. 75 § 1, art. 80 i art. 107 § 3 k.p.a. w związku z art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 z późn. zm.), w stopniu mogącym mieć istotny wpływ na wynik sprawy. Organ nie wyjaśnił sprawy w sposób wymagany ww. przepisami przedwcześnie uznając, że nie zaistniały nieprawidłowości w zakresie przetwarzania (udostępnienia) danych osobowych skarżącej przez przedsiębiorcę.

Sąd nie stwierdził podstaw do uwzględnienia wniosku dowodowego skarżącej, bowiem w sprawie nie zaistniały przesłanki z art. 106 § 3 p.p.s.a., a ponadto przepis ten nie służy ustalaniu okoliczności faktycznych kluczowych dla podjęcia rozstrzygnięcia w sprawie, który to obowiązek spoczywa na organie prowadzącym postępowanie administracyjne.

Rozpoznając ponownie sprawę, organ będzie zobowiązany ustalić stan faktyczny sprawy w sposób jednoznaczny. W tym celu rozważy uzupełnienie materiału dowodowego o dodatkowe wyjaśnienia przedsiębiorcy oraz skarżącej, a następnie dokona oceny zgromadzonego materiału dowodowego w taki sposób, aby ocena ta była swobodna, lecz nie dowolna. Organ jest oczywiście uprawniony do zakwestionowania przedłożonych przez stronę dowodów i twierdzeń, lecz musi wykazać, jakie były przyczyny takiej decyzji. Wyczerpujące rozpatrzenie materiału dowodowego polega bowiem na takim ustosunkowaniu się do każdego ze zgromadzonych w sprawie dowodów, z uwzględnieniem wzajemnych powiązań między nimi, aby uzyskać jednoznaczność ustaleń faktycznych. Dopiero pełne ustalenie stanu faktycznego daje podstawę do przyjęcia, że wynikająca z art. 80 k.p.a. zasada swobodnej oceny dowodów nie została przekroczona. Podjęte rozstrzygnięcie organ przekonująco uzasadni stosownie do wymogów określonych w art. 107 § 3 k.p.a.

Końcowo Sąd zauważa, że jakkolwiek okoliczność przetwarzania (przechowywania) danych osobowych skarżącej przez przedsiębiorcę na podstawie art. 94 ust. 9a ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2019 r. poz. 1040 z późn. zm.) nie była kwestionowana w niniejszej sprawie, to jednak należało uchylić zaskarżoną decyzję w całości. Rozstrzygnięcie decyzji, mające niepodzielny charakter, odnosiło się bowiem do całości wniosku skarżącej.

Mając na względzie wszystko powyższe Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie, działając na podstawie art. 145 § 1 pkt 1 lit. c p.p.s.a. w związku z art. 15zzs4 ust. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (Dz. U. poz. 347 z późn. zm.), orzekł jak w punkcie 1 sentencji wyroku. O kosztach postępowania, obejmujących wpis od skargi, Sąd postanowił jak w punkcie 2 sentencji wyroku.

 

 

 

Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 kwietnia 2021 r. III OSK 161/21
Wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z dnia 20 kwietnia 2021 r. III OSK 161/21
Wyrok WSA w Gdańsku z dnia 15 stycznia 2020 r. w sprawie ujawnienia informacji o wynagrodzeniu nauczycieli
Wyrok WSA w Gdańsku z dnia 15 stycznia 2020 r. w sprawie ujawnienia informacji o wynagrodzeniu nauczycieli
Opublikowano uzasadnienie wyroku WSA w Warszawie w sprawie ze skargi Bisnode Polska sp. z o.o. na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Opublikowano uzasadnienie wyroku WSA w Warszawie w sprawie ze skargi Bisnode Polska sp. z o.o. na decyzję Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych