Zarejestruj się i uzyskaj dostęp do licznych narzędzi

Kiedy agencja zatrudnienia jest administratorem, współadministratorem czy podmiotem przetwarzającym dane osobowe pracowników?

30/10/2018

Rodo W Agencji Zatrudnienia, Rodo W Agencji Pracy Tymczasowej, Współadministrowanie, Powierzenie Przetwarzania,

Współadministrowanie czy powierzenie przetwarzania? W jakich przypadkach dochodzi do współadministrowania a kiedy do powierzenia przetwarzania.


Stale rosnący popyt na kapitał ludzki w różnych branżach gospodarki coraz częściej powoduje konieczność posiłkowania się przez zakłady pracy podmiotami profesjonalnie zajmującymi się wyszukiwaniem i zatrudnianiem pracowników z Polski i zagranicy – agencjami zatrudnienia.

 

Agencjami zatrudnienia są podmioty wpisane do rejestru podmiotów prowadzących agencje zatrudnienia, świadczące usługi w zakresie pośrednictwa pracy, pośrednictwa do pracy za granicą u pracodawców zagranicznych, poradnictwa zawodowego, doradztwa personalnego lub pracy tymczasowej (art. 6 ust. 4 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, t.j. Dz. U. 2017, poz. 1149 z późn. zm).

 

Natomiast zgodnie z RODO - administrator oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Natomiast współadministratorzy to grupa co najmniej dwóch administratorów, którzy wspólnie decydują o celach i środkach przetwarzania.

 

Pracownicy tymczasowi.

Agencja pracy tymczasowej zatrudnia pracownika tymczasowego, czyli zawiera z nim umowę o pracę na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy , po czym kieruje pracownika do pracy u pracodawcy użytkownika. Zatem, w takim przypadku to agencja pracy tymczasowej decyduje o celach i środkach przetwarzania danych osobowych pracowników tymczasowych. Czy w związku z powyższym podmiot, który nawiązał współpracę z agencją pracy tymczasowej zawsze będzie procesorem, czyli podmiotem przetwarzającym?

 

Pracodawca użytkownik w ramach obowiązków określonych w art. 14 ust. 2 pkt 1 i 2 ustawy z dnia 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz. U. z 2018 r., poz. 594, 1608, t.j.) ma obowiązek zapewnić pracownikowi tymczasowemu bezpieczne i higieniczne warunki pracy w miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy tymczasowej, a także jest obowiązany prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika tymczasowego.

 

Agencja pracy tymczasowej nie jest uprawniona do prowadzenia tego rodzaju ewidencji, lecz ostatecznie może otrzymać od pracodawcy użytkownika częściowy dostęp do niej, celem rozliczenia pracy wykonanej przez własnych pracowników.

 

Zgodnie z powyższym, mamy do czynienia z przypadkiem, w ramach którego występuje dwóch administratorów czyli dochodzi do współadministrowania oraz dwa podmioty przetwarzające. Innymi słowy, agencja pracy tymczasowej decyduje o celach i środkach przetwarzania danych zawartych w umowie o pracę, zaś pracodawca użytkownik decyduje o celach i środkach przetwarzania danych związanych ze świadczeniem przez pracownika tymczasowego pracy na jego rzecz.

 

Tym samym między obydwoma podmiotami zachodzi stosunek wzajemnego powierzenia danych osobowych, lecz w różnym zakresie, co rodzi obowiązek zawarcia umowy powierzenia przetwarzania w oparciu o art. 28 RODO. W takiej umowie niezbędne jest dokładne określenie ról obu podmiotów, a także uszczegółowienie zakresu powierzonych danych osobowych. Jeżeli zakres danych nie będzie się nakładał na płaszczyźnie ustalania celów i środków przetwarzania, należy z góry wykluczyć występowanie stosunku współadministrowania, o którym mowa w art. 26 RODO.

 

Pośrednictwo pracy.

Pośrednictwo pracy możemy rozpatrywać na dwóch płaszczyznach:

  1. jako usługi świadczonej na rzecz pracodawcy w celu pomocy w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych (art. 18 ust. 1 pkt 1 lit. a ustawy o promocji zatrudniania i instytucjach rynku pracy).
  2. jako usługi polegającej na udzielaniu pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy (art. 18 ust. 1 pkt 1 lit. c ustawy o promocji zatrudniania i instytucjach rynku pracy).

 

Agencja pracy, która pomaga pracodawcy w pozyskaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych na jego zlecenie, nie decyduje samodzielnie o celach i środkach przetwarzania, te bowiem zostały już uprzednio określone przez pracodawcę – administratora. Nie wyklucza to jednak zastrzeżenia w umowie powierzenia przetwarzania zawartej w oparciu o art. 28 RODO, iż w pewnym zakresie agencja pracy jest uprawniona przetwarzać dane jako administrator, np. po uzyskaniu stosownej zgody kandydata na pracownika.

 

Natomiast, agencja pracy, która prowadzi bazę danych kandydatów i oferuje ich usługi na rzecz pracodawców jest jedynym administratorem danych. W związku z tym, agencja pracy powierzając dane osobowe pracodawcom, w celu rozważenia kandydatury potencjalnych pracowników jest zobowiązana zawrzeć stosowną umowę powierzenia przetwarzania. Dopiero po zawarciu umowy (np. umowy o pracę) przez kandydata z pracodawcą, pracodawcy będzie przysługiwał status administratora danych, przy czym agencja pracy nie straci wobec powyższego zdarzenia własnego statusu administratora danych.

 

Obydwa podmioty będą od w/w momentu przetwarzać dane w innych celach. Agencja pracy w celach m.in. rozliczenia umowy pośrednictwa pracy zawartej z kandydatem, zaś pracodawca w celu realizacji obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa. Niemniej, gdyby w pewnym zakresie po zawarciu umowy, pracodawca miał obowiązek udzielić informacji agencji pracy dotyczących, np. wysokości wynagrodzenia, czy stażu pracy pracownika, wówczas, w stosunku do tych danych agencji pracy przysługiwał będzie status procesora. Warto zatem dokładnie zinwentaryzować przepływ danych osobowych w ramach stosunków umownych między agencją pracy a pracodawcą i dokładnie opisać go w umowie powierzenia przetwarzania.

 

Powyższe zestawienie stanowi jedynie przykład najczęściej powstających zależności w procesie przetwarzania danych osobowych kandydatów do pracy i pracowników przez wiele podmiotów. Praktyczne określenie podziału ról na administratora i podmiot przetwarzający w procesie przetwarzania danych osobowych pracowników w działalności agencji zatrudnienia implikuje wiele trudności. Należy każdorazowo badać jakie rodzaje danych są przekazywane między podmiotami i kto na danym etapie procesu przetwarzania decyduje o jego celach i  środkach.

 

Co do zasady należy odrzucić koncepcje występowania dwóch odrębnych administratorów w stosunku do tych samych rodzajów danych i w stosunku do tych samych celów przetwarzania danych osobowych, a co za tym idzie przekazywania danych na zasadzie udostępnienia. Charakter przetwarzania danych osobowych występujący pomiędzy agencjami pracy a pracodawcami wyklucza także co do zasady zastosowanie instytucji współadministrowania danymi, o której mowa w art. 26 RODO, z uwagi na rozbieżne cele przysługujące obydwu wspomnianym podmiotom.

 

Konrad Wysocki, adwokat 

 

Rodo W Agencji Zatrudnienia, Rodo W Agencji Pracy Tymczasowej, Współadministrowanie, Powierzenie Przetwarzania,
Obowiązki podmiotu przetwarzającego processora w RODO
Obowiązki podmiotu przetwarzającego processora w RODO
Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO
Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z RODO
Zalegalizowane powierzanie przetwarzania danych osobowych przez podmioty medyczne
Zalegalizowane powierzanie przetwarzania danych osobowych przez podmioty medyczne