Każdy lubi dostawać kartki z życzeniami świątecznymi. Firmy też wysyłają  do siebie nawzajem kartki świąteczne. Po pierwsze jest podziękowanie za bycie klientem. Po drugie  przypomnienie się klientom z życzeniami z pewnością pozwoli na zbudowanie pozytywnych relacji biznesowych. Zwyczajowo tego rodzaju przesyłki adresowane są do konkretnych osób w organizacji, bo firmę tworzą ludzie.

Wraz z nadchodzącymi Świętami Bożego Narodzenia wiele osób zawraca się do  konsultantów infolinii Urzędu Ochrony Danych Osobowych z pytaniami, dotyczącymi wysyłania życzeń świątecznych do swoich członków rodziny, klientów bądź kontrahentów.

UODO przygotował wyjaśnienia na ten temat, które opublikował  na swojej stronie.

Urząd przypomina w przypadku przesyłania życzeń świątecznych pomiędzy członkami rodziny bądź znajomymi przepisy RODO nie stosuje się, ponieważ mają charakter osobisty i domowy.

Inaczej sytuacja wygląda w przypadku życzeń składanych kontrahentom czy klientom.

UODO wyjaśnia, że rzeczywiście „przy okazji składania życzeń świątecznych dochodzi do przetwarzania danych osobowych adresatów, ale wymienianie się życzeniami w okresie świątecznym jest działaniem powszechnie akceptowanym, a czasami wręcz oczekiwanym także w kontaktach biznesowych".

Powyższe jednak nie zwalnia administratora z wywiązywania się z obowiązków, które nakładają na niego przepisy obowiązującego prawa w obszarze ochrony danych osobowych.

UODO wskazuje dwie podstawy przetwarzania danych -  art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Pierwszy artykuł dotyczy zgody na przetwarzanie danych osobowych. Może ona być wyrażona choćby wtedy, gdy klient czy kontrahent zgodził się na otrzymywanie korespondencji pocztą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania. Należy pamiętać, że zgodą  jest dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, którym osoba, której dane dotyczą, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwala na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych” (patrz Wytyczne Grupy Roboczej art. 29 dotyczące zgody na mocy rozporządzenia 2016/679). Jednocześnie, należy poinformować, że zgodę można wycofać w każdym dowolnym momencie i to  musi to być tak samo łatwe jak jej wyrażenie.

Drugą podstawą do przetwarzania danych osobowych przy wysyłaniu kartek świątecznych może być również prawnie uzasadniony interes administratora. UODO wskazuje, że utrzymywanie dobrych stosunków z klientami biznesowymi poprzez wysyłanie kartek świątecznych można za takowy interes uznać.

Bez względu na wybraną podstawę przetwarzania danych administrator musi spełnić jeden z podstawowych obowiązków -  obowiązek informacyjny wobec swoich kontrahentów  (patrz Jak spełnić obowiązek informacyjny).

Podsumowując, proces wysyłania kartek świątecznych oraz prezentów powinien być przez administratorów właściwie przemyślany i prawidłowo zorganizowany.