Dwie podstawy prawne, dwa różne traktowania

RODO przewiduje dwa tryby realizacji obowiązku informacyjnego, w zależności od tego, skąd administrator pozyskuje dane:

• art. 13 RODO — gdy dane zbierane są bezpośrednio od osoby, której dotyczą,
• art. 14 RODO — gdy dane pochodzą z innego źródła niż sama zainteresowana osoba.

W przypadku ZFŚS te dwa tryby dotyczą dwóch różnych grup osób uczestniczących w procedurze.

Osoba uprawniona do świadczenia — obowiązek informacyjny obowiązuje

Pracownik (lub inna osoba uprawniona, np. emeryt czy rencista), który samodzielnie składa wniosek o świadczenie z ZFŚS, przekazuje dane bezpośrednio pracodawcy. Zastosowanie ma więc art. 13 RODO — a to oznacza, że pracodawca co do zasady musi spełnić wobec niego obowiązek informacyjny.

Wyjątek przewiduje art. 13 ust. 4 RODO: pracodawca jest z niego zwolniony tylko wtedy, gdy wnioskodawca już dysponuje wymaganymi informacjami (np. otrzymał je wcześniej i nic się od tego czasu nie zmieniło). W praktyce oznacza to, że najbezpieczniej jest uwzględnić realizację tego obowiązku na stałe w procedurach ZFŚS — np. jako element formularza wniosku.

Członkowie rodziny pozostający we wspólnym gospodarstwie — zwolnienie z obowiązku

Inaczej wygląda sytuacja rodziny osoby uprawnionej (współmałżonka, dzieci), pozostającej z nią we wspólnym gospodarstwie domowym. Ich dane trafiają do pracodawcy nie od nich samych, lecz za pośrednictwem oświadczenia składanego przez wnioskodawcę — zastosowanie ma więc art. 14 RODO, a nie art. 13.

Art. 14 RODO w szerszym zakresie dopuszcza wyjątki od obowiązku informacyjnego. Kluczowy jest tu art. 14 ust. 5 lit. c RODO — przepis zwalniający administratora z tego obowiązku, gdy pozyskiwanie lub ujawnianie danych jest wyraźnie uregulowane prawem (unijnym lub krajowym), a przepisy te przewidują odpowiednie środki chroniące interesy osoby, której dane dotyczą.

Poradnik UODO wprost wskazuje, że taki charakter ma art. 8 ustawy o ZFŚS — reguluje on zasady pozyskiwania danych o członkach rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie z osobą uprawnioną. W konsekwencji:

Pracodawca jest zwolniony z obowiązku informacyjnego wobec członków rodziny osoby uprawnionej do świadczenia z ZFŚS, pozostających z nią we wspólnym gospodarstwie domowym.

Podsumowanie — kto, kiedy i na jakiej podstawie

Co to oznacza w praktyce dla działu kadr?

• Klauzulę informacyjną trzeba przygotować i udostępniać wnioskodawcy — najlepiej na etapie składania wniosku o świadczenie.
• Nie trzeba (i nie ma takiego obowiązku) przygotowywać odrębnej klauzuli ani zbierać potwierdzeń zapoznania się z informacją od współmałżonka czy dzieci wnioskodawcy, nawet jeśli ich dane (np. o dochodach) trafiają do dokumentacji ZFŚS.
• Warto jednak udokumentować podstawę zwolnienia (np. w wewnętrznej procedurze ZFŚS) — na wypadek kontroli lub pytania ze strony UODO, by wykazać, że zwolnienie zastosowano świadomie, a nie przez przeoczenie.

Artykuł opracowany na podstawie poradnika UODO „Poradnik dla pracodawców – Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych", opublikowanego w Biuletynie UODO we wrześniu 2026 r.

Chcesz zapoznać się przystępnym i praktycznym omówieniem www. Poradnika UODO przeczytaj tutaj

Wzór klauzuli informacyjnej ZFŚS — do dostosowania

[Materiał dodatkowy przygotowany przez redakcję — nie stanowi części oryginalnego poradnika UODO]

Poniższy wzór można wykorzystać jako punkt wyjścia przy tworzeniu własnej klauzuli informacyjnej dla wnioskodawców ZFŚS. Wymaga dostosowania do konkretnego regulaminu i praktyki danego pracodawcy.

Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych w związku z ZFŚS

1. Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych jest [nazwa pracodawcy, adres, dane kontaktowe].
2. Dane osobowe przetwarzane są w celu przyznania ulgowej usługi, świadczenia lub dopłaty z ZFŚS oraz ustalenia ich wysokości, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO (dane zwykłe) lub art. 9 ust. 2 lit. b RODO (dane wrażliwe, np. o zdrowiu) w związku z art. 8 ustawy o ZFŚS.
3. Podanie danych jest niezbędne do rozpatrzenia wniosku.
4. Dane będą przechowywane przez okres niezbędny do rozpatrzenia wniosku oraz ustalenia wysokości świadczenia, a także przez okres dochodzenia ewentualnych roszczeń, z zastrzeżeniem corocznego przeglądu dokumentacji pod kątem dalszej niezbędności ich przechowywania.
5. Dane mogą być udostępniane wyłącznie osobom upoważnionym przez administratora (w tym członkom komisji socjalnej działającym w granicach udzielonego upoważnienia) oraz podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.
6. Przysługuje Państwu prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia (w zakresie, w jakim nie stoi to w sprzeczności z obowiązkiem ich przechowywania wynikającym z przepisów), a także prawo wniesienia skargi do Prezesa UODO.

Klauzulę informacyjną dotyczącą ZFŚS pracodawca może zamieścić w kilku miejscach — najlepiej w więcej niż jednym, żeby zapewnić realną przejrzystość wobec wszystkich wnioskodawców:

1. Bezpośrednio na formularzu wniosku o świadczenie z ZFŚS
Najpewniejsze rozwiązanie — klauzula jako część wniosku (np. na odwrocie lub pod treścią wniosku, do zapoznania się i podpisu/parafki przy składaniu). Dzięki temu obowiązek informacyjny z art. 13 RODO jest spełniony w momencie zbierania danych, co odpowiada wymogowi "niezwłoczności" z tego przepisu.

2. W regulaminie ZFŚS
Skoro to właśnie regulamin określa zasady i warunki korzystania ze świadczeń (art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS), warto umieścić tam pełną klauzulę jako załącznik lub osobny paragraf — to miejsce, do którego pracownik i tak musi zajrzeć.

3. Na tablicy ogłoszeń / w intranecie pracowniczym
Dodatkowe (nie zastępcze) miejsce publikacji — zwłaszcza przydatne wobec pracowników, którzy nie składają jeszcze wniosku, ale mogą chcieć zapoznać się z zasadami z wyprzedzeniem.

4. W systemie kadrowo-płacowym / elektronicznym obiegu wniosków
Jeśli wnioski o ZFŚS składane są elektronicznie (np. przez portal pracowniczy), klauzula powinna pojawić się jako checkbox lub ekran informacyjny przed wysłaniem wniosku.

Jeżeli potrzebujesz szkolenia z RODO dla HR skontaktuj się z nami! - przygotujemy dedykowane szkolenie dla Twojej organizacji  >>> napisz j.kaminska-kasjaniuk@odoserwis.pl