Systemy wykorzystywane w rekrutacji mogą:

• profilować kandydatów,

• wykorzystywać zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych,

• wspierać podejmowanie decyzji dotyczących kandydatów,

• a w określonych przypadkach również prowadzić do zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

To odrębne, choć powiązane ze sobą kategorie i nie powinny być ze sobą utożsamiane. Sam fakt, że system ocenia lub klasyfikuje kandydatów, nie oznacza jeszcze automatycznie, że dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

Dlatego wykorzystanie AI w rekrutacji powinno być analizowane nie tylko z perspektywy efektywności procesu HR, ale również ochrony danych osobowych i zgodności z RODO.

Profilowanie w RODO – definicja jest bardzo szeroka

RODO definiuje profilowanie jako dowolną formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych polegającą na wykorzystaniu tych danych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej.

W szczególności chodzi o analizę lub prognozę dotyczącą takich aspektów jak:

• efekty pracy,

• sytuacja ekonomiczna,

• zdrowie,

• osobiste preferencje,

• zainteresowania,

• wiarygodność,

• zachowanie,

• lokalizacja,

• przemieszczanie się.

Kluczowe jest więc to, że system nie musi podejmować ostatecznej decyzji w sprawie osoby, aby dochodziło do profilowania. Wystarczy, że automatycznie analizuje dane osobowe i na ich podstawie ocenia określone cechy, predyspozycje lub zachowania kandydata.

AI w rekrutacji nie tylko „przechowuje CV”

Nowoczesne systemy wykorzystywane w procesach rekrutacyjnych wykonują dziś znacznie więcej czynności niż samo gromadzenie i porządkowanie aplikacji.

Mogą być wykorzystywane m.in. do:

• scoringu kandydatów,

• rankingowania aplikacji,

• przewidywania „dopasowania” do stanowiska,

• oceny kompetencji,

• przewidywania sukcesu na określonym stanowisku,

• analizy odpowiedzi udzielanych przez kandydatów,

• rekomendowania określonych kandydatów rekruterom.

Niektóre rozwiązania idą jeszcze dalej. Mogą analizować sposób odpowiadania na pytania, tworzyć profile osobowościowe, przewidywać określone cechy kandydata albo oceniać prawdopodobieństwo jego „dobrego dopasowania” do organizacji.

Z rozmów z pracodawcami wynika również, że wyniki takich analiz bywają następnie wykorzystywane przy podejmowaniu decyzji dotyczących dalszego udziału kandydata w rekrutacji lub jego zatrudnienia.

To istotne, ponieważ organizacja może w praktyce prowadzić profilowanie kandydatów, mimo że sama nie identyfikuje swojego procesu rekrutacyjnego jako profilowania w rozumieniu RODO.

Sam scoring kandydatów może już być profilowaniem

Profilowanie nie wymaga automatycznego odrzucenia kandydata ani podjęcia przez system ostatecznej decyzji dotyczącej zatrudnienia.

Może wystarczyć, że system AI, wykorzystując dane osobowe kandydata:

• tworzy jego ocenę,

• przypisuje mu scoring,

• klasyfikuje go,

• przewiduje określone cechy lub zachowania.

Przykładowo system może:

• oceniać „dopasowanie kulturowe”,

• przewidywać potencjał sukcesu na danym stanowisku,

• szacować kompetencje,

• wskazywać najbardziej perspektywicznych kandydatów,

• rekomendować określone osoby rekruterowi.

Jeżeli system automatycznie wykorzystuje dane osobowe do oceny czynników osobowych kandydata, takie działanie co do zasady stanowi profilowanie w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO.

Osobną kwestią jest natomiast to, w jaki sposób wynik profilowania wykorzystywany jest w dalszym procesie rekrutacyjnym.

Profilowanie a zautomatyzowane podejmowanie decyzji – to nie jest to samo

Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji są pojęciami powiązanymi, ale nie można ich utożsamiać.

System może profilować kandydata, np. poprzez nadanie mu określonego wyniku lub przypisanie do określonej kategorii, a decyzję dotyczącą jego dalszego udziału w rekrutacji może następnie samodzielnie podjąć człowiek.

Możliwa jest jednak również sytuacja, w której wynik działania systemu w praktyce przesądza o dalszym losie kandydata.

Przykładowo system może automatycznie:

• odrzucać kandydatów, którzy nie osiągnęli określonego wyniku,

• kwalifikować wyłącznie osoby znajdujące się powyżej ustalonego progu,

• decydować o zaproszeniu do kolejnego etapu rekrutacji,

• eliminować kandydatów na podstawie automatycznie wyliczonego profilu.

W takich przypadkach konieczna jest już analiza procesu także z perspektywy art. 22 RODO.

To, że człowiek „zatwierdza” wynik AI, nie zawsze rozwiązuje problem

W praktyce organizacje często wskazują, że ostateczną decyzję podejmuje rekruter, dlatego ich zdaniem nie dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji.

Sama formalna obecność człowieka w procesie nie przesądza jednak jeszcze o tym, że decyzja rzeczywiście została podjęta przez człowieka.

Trzeba zbadać, czy osoba prowadząca rekrutację rzeczywiście:

• analizuje sytuację kandydata,

• może zakwestionować wynik systemu,

• ma możliwość podjęcia decyzji odmiennej od rekomendacji AI,

• dysponuje odpowiednimi informacjami, aby samodzielnie ocenić kandydata.

Jeżeli rekruter jedynie akceptuje wynik wygenerowany przez system, nie analizuje podstaw tej rekomendacji albo praktycznie zawsze kieruje się rankingiem AI, udział człowieka może okazać się jedynie formalny.

Dlatego nie wystarczy zadać pytania: „Czy ostatecznie klika człowiek?”.

Znacznie ważniejsze jest pytanie: Czy człowiek rzeczywiście podejmuje decyzję, czy jedynie zatwierdza decyzję wygenerowaną przez system?

Dlaczego ma to znaczenie dla organizacji?

Zakwalifikowanie danego procesu jako profilowania oznacza konkretne konsekwencje na gruncie RODO.

Organizacja powinna m.in. wiedzieć:

• jakie dane są wykorzystywane do profilowania,

• w jakim celu prowadzona jest analiza,

• jakie kryteria stosuje system,

• jakie konsekwencje może mieć wynik analizy dla kandydata,

• jaka jest podstawa prawna przetwarzania,

• czy kandydat jest odpowiednio informowany o sposobie wykorzystywania jego danych.

Jeżeli natomiast proces może prowadzić do decyzji objętej art. 22 RODO, konieczna jest dodatkowa analiza dopuszczalności takiego mechanizmu oraz zabezpieczeń przysługujących osobie, której dane dotyczą.

W rekrutacji ma to szczególne znaczenie, ponieważ decyzja może bezpośrednio wpływać na możliwość uzyskania zatrudnienia.

Co HR powinien sprawdzić w pierwszej kolejności?

W praktyce warto zacząć nie od pytania, czy organizacja „korzysta z AI”, ale od ustalenia, co konkretnie robi stosowany system.

W szczególności warto sprawdzić:

• czy system ocenia kandydatów,

• czy nadaje im punkty lub wyniki,

• czy klasyfikuje albo segmentuje kandydatów,

• czy przewiduje ich kompetencje, zachowania lub predyspozycje,

• czy tworzy ranking kandydatów,

• czy rekomenduje określone osoby,

• czy automatycznie eliminuje część kandydatów,

• czy wynik systemu wpływa na decyzję rekrutera,

• czy rekruter może rzeczywiście podjąć decyzję inną niż rekomendacja systemu.

Dopiero odpowiedzi na te pytania pozwalają prawidłowo ocenić, czy mamy do czynienia jedynie z narzędziem organizującym proces rekrutacji, z profilowaniem, czy również ze zautomatyzowanym podejmowaniem decyzji.

Największy problem może polegać na tym, że organizacja nie wie, że profiluje kandydatów

Największym ryzykiem nie zawsze jest samo wykorzystanie nowoczesnego systemu AI.

Znacznie większym problemem może być sytuacja, w której organizacja nie wie, w jaki sposób system faktycznie przetwarza dane kandydatów i jakie znaczenie jego wynik ma dla decyzji rekrutacyjnych.

Jeżeli system analizuje dane osobowe w celu oceny kompetencji, predyspozycji, zachowania lub prawdopodobieństwa sukcesu kandydata, warto zweryfikować, czy proces stanowi profilowanie w rozumieniu RODO.

A jeżeli wynik działania systemu w praktyce przesądza o odrzuceniu kandydata, jego zakwalifikowaniu do kolejnego etapu albo innej istotnej decyzji, trzeba dodatkowo zbadać, czy nie wchodzimy już w obszar art. 22 RODO.

Dlatego pierwszym krokiem dla HR powinno być nie tylko ustalenie, czy organizacja korzysta z AI, ale przede wszystkim:

co dokładnie system robi z danymi kandydata i jak jego wynik wpływa na decyzje podejmowane w procesie rekrutacji.

Jeżeli potrzebujesz szkolenia z AI i RODO dla HR skontaktuj się z nami! - przygotujemy dedykowane szkolenie dla Twojej organizacji  >>> napisz j.kaminska-kasjaniuk@odoserwis.pl

Q&A – AI, profilowanie kandydatów i RODO w rekrutacji

Czy wykorzystanie AI w rekrutacji zawsze oznacza profilowanie kandydatów?

Nie. Samo wykorzystanie systemu AI lub ATS nie oznacza jeszcze profilowania. Jeżeli narzędzie służy wyłącznie do technicznego porządkowania dokumentów, obsługi komunikacji czy przechowywania aplikacji, profilowanie może nie występować.

Jeżeli jednak system automatycznie wykorzystuje dane osobowe do oceny kandydata, np. jego kompetencji, predyspozycji, zachowania, dopasowania do stanowiska lub prawdopodobieństwa sukcesu, może dochodzić do profilowania w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO.

Czy scoring kandydatów jest profilowaniem w rozumieniu RODO?

Może nim być, a w wielu przypadkach będzie. Jeżeli scoring powstaje w wyniku zautomatyzowanej analizy danych osobowych i służy ocenie określonych cech lub predyspozycji kandydata, spełnia podstawowe przesłanki profilowania.

Nie ma przy tym znaczenia, że system nie podejmuje jeszcze ostatecznej decyzji o zatrudnieniu.

Czy ranking kandydatów w systemie ATS może być profilowaniem?

Tak, jeżeli ranking jest tworzony na podstawie zautomatyzowanej oceny danych osobowych kandydatów. Przykładem może być uszeregowanie kandydatów według przewidywanego dopasowania do stanowiska, poziomu kompetencji lub prognozowanego sukcesu w danej roli.

Czy profilowanie oznacza automatyczne podejmowanie decyzji?

Nie. To dwa różne pojęcia.

System może profilować kandydatów, a następnie przedstawić wyniki rekruterowi, który samodzielnie podejmuje decyzję. W takim przypadku może występować profilowanie bez zautomatyzowanego podejmowania decyzji w rozumieniu art. 22 RODO.

Kiedy w rekrutacji może mieć zastosowanie art. 22 RODO?

Art. 22 RODO może mieć zastosowanie wtedy, gdy decyzja dotycząca kandydata jest podejmowana wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania, w tym profilowania, i wywołuje wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływa.

W rekrutacji może chodzić np. o automatyczne odrzucenie kandydata, wykluczenie go z dalszego etapu procesu albo automatyczne zakwalifikowanie wyłącznie kandydatów, którzy osiągnęli określony wynik.

Czy udział rekrutera wyklucza zastosowanie art. 22 RODO?

Nie zawsze. Sam fakt, że rekruter formalnie zatwierdza wynik systemu, nie oznacza jeszcze, że decyzja przestaje mieć charakter zautomatyzowany.

Istotne jest to, czy człowiek rzeczywiście analizuje sytuację kandydata, może zakwestionować rekomendację AI i ma realną możliwość podjęcia innej decyzji.

Czy ATS może automatycznie odrzucać kandydatów?

Technicznie wiele systemów umożliwia automatyczne filtrowanie lub eliminowanie kandydatów. Z perspektywy RODO taki mechanizm wymaga jednak szczególnej analizy.

Jeżeli automatyczna decyzja wywołuje istotny skutek dla kandydata, trzeba zbadać, czy zastosowanie znajduje art. 22 RODO oraz czy spełnione są warunki dopuszczalności takiego procesu.

Jakie informacje HR powinien uzyskać od dostawcy systemu AI lub ATS?

HR powinien przede wszystkim wiedzieć, jakie dane system analizuje, jakie kryteria stosuje, czy tworzy scoring lub ranking, czy przewiduje określone cechy kandydatów, czy automatycznie odrzuca aplikacje oraz w jaki sposób wynik systemu wpływa na decyzję rekrutera.

Bez takich informacji trudno prawidłowo ocenić obowiązki organizacji wynikające z RODO.

Czy kandydat powinien wiedzieć, że jego dane są profilowane?

Jeżeli w procesie rekrutacyjnym dochodzi do profilowania, organizacja powinna odpowiednio uwzględnić ten fakt w realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO.

Zakres informacji zależy od konkretnego sposobu przetwarzania danych, a dodatkowe obowiązki mogą pojawić się wtedy, gdy dochodzi do zautomatyzowanego podejmowania decyzji objętego art. 22 RODO.

Co powinien zrobić HR przed wdrożeniem AI do rekrutacji?

Pierwszym krokiem powinno być dokładne ustalenie, jak działa system i jakie znaczenie jego wynik ma dla decyzji dotyczących kandydatów.

HR powinien zweryfikować przede wszystkim, czy system ocenia, klasyfikuje, punktuje lub rankinguje kandydatów, czy przewiduje ich cechy lub zachowania, czy automatycznie eliminuje część aplikacji oraz czy rekruter zachowuje realną kontrolę nad decyzją.

Dopiero na tej podstawie można prawidłowo ocenić, czy w procesie występuje profilowanie oraz czy konieczna jest analiza pod kątem art. 22 RODO.