Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika i z rozporządzeniem rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, ww. zaświadczenie o ukończeniu szkolenia wchodzi w skład części B akt osobowych pracownika (a zatem jest przechowywane przez okres 50 lat).

Mając na względzie określoną w ustawie o ochronie danych osobowych zasadę szczególnej staranności, można przyjąć, że przechowywanie pozostałej dokumentacji tj. programów szkoleń, dzienników zajęć, protokołów z przebiegu egzaminów i rejestrów wydanych zaświadczeń może być dokonywane przez okres ważności szkolenia, któremu był poddany pracownik.

Prowadzenie szkoleń przez podmiot zewnętrzny

Wśród podmiotów uprawnionych do prowadzenia działalności zgodnej z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (czyli jednostek organizacyjnych prowadzących działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy) należy wyszczególnić:

a) placówkę kształcenia ustawicznego, placówkę kształcenia praktycznego, ośrodek dokształcania i doskonalenia zawodowego,

b) szkołę ponadgimnazjalną,

c) jednostkę badawczo-rozwojową, szkołę wyższą lub inną placówkę naukową,

d) stowarzyszenie, którego celem statutowym jest działalność związana z bezpieczeństwem i higieną pracy,

e) osobę prawną lub fizyczną prowadzącą działalność oświatową na zasadach określonych w przepisach o swobodzie działalności gospodarczej.

Obowiązkiem każdego z powyższych podmiotów jest zapewnienie – między innymi – właściwego przebiegu szkolenia i doskonalenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz prowadzenie dokumentacji w postaci programów szkolenia, dzienników zajęć, protokołów z przebiegu egzaminów i rejestrów wydanych zaświadczeń.

Do podstawowych zadań jednostki organizacyjnej prowadzącej działalność szkoleniową w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy należy także zabezpieczanie i przechowywanie dokumentacji powstałej w wyniku prowadzenia tego typu działalności.

Co do zasady dokumentacja po zakończeniu umowy powinna być przekazana pracodawcy – z uwagi na fakt, iż to on występuje w relacjach pracodawca-pracownik, w tym także we wszelkich kwestiach dotyczących prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Należy mieć na uwadze, że pracodawca tylko zleca prowadzenie działalności szkoleniowej w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Można przyjąć, że zlecenie określonych działań w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy jest dokonywane na podstawie umowy i tylko na czas trwania tej umowy. Po tym terminie dokumentacja, którą ma obowiązek przechowywać pracodawca powinna zostać mu przekazana, a wszelkie kopie usunięte.

adwokat Julia Kamińska-Kasjaniuk