Instytucja finansowa musi w określonych przypadkach spełnić wymagania nałożone ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, w tym m. in. ustalić tożsamość osoby fizycznej, dokonującej transakcji oraz prowadzić rejestr transakcji. Wśród klientów instytucji finansowej są osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, więc identyfikacja osób fizycznych obejmuje także te podmioty. Instytucja kilkakrotnie modyfikowała formularz, za pomocą którego pozyskuje dane osobowe klienta. Jak należy zatem prawidłowo dokonać identyfikacji klienta?

Spółka świadczącą usługi faktoringowe posiada określoną, wewnętrzną procedurę dotyczącą informacji, jakie pozyskuje od klienta podczas zawierania transakcji wraz z etapami ich pozyskiwania. W momencie składania wniosku faktoringowego zdarza się, że klienci przedkładają kopie wyroków rozwodowych, na potwierdzenie ustania wspólności majątkowej. Czy spółka musi pozyskiwać zgody na przetwarzanie danych, zawartych w kopii takiego wyroku?

Głównym przedmiotem działalności gospodarczej spółki XYZ jest nabywanie wierzytelności i ich późniejsza sprzedaż. W celu zbycia wierzytelności spółka najczęściej korzysta z pośrednictwa firm - właścicieli stron internetowych, na których zamieszcza oferty sprzedaży. Na stronach podawane są dane identyfikacyjne dłużnika (imię, nazwisko), a także miejsce zamieszkania (miejscowość), wysokość i podstawa zadłużenia. Na stronach internetowych nie podawane są wszystkie dane (oprócz ww. danych spółka posiada jeszcze numery PESEL i dokładne adresy zamieszkania). Spółka jest przekonana, że jest uprawniona do takiego działania ze względu na przepisy ustawy o udostępnianiu informacji gospodarczych i wymianie informacji gospodarczych. Czy stanowisko spółki jest słuszne?

Spółka leasingowa na wstępnych etapach zawierania transakcji z klientem weryfikuje m. in. jego sytuację finansową. W tym celu pozyskuje m. in. informacje o ustroju majątkowym, tj. czy klient pozostaje we wspólności majątkowej ze swoim małżonkiem. Informacja ta jest potrzebna do oszacowania ryzyka zawieranej transakcji i warunków finansowych wnioskodawcy. Podczas rozpatrywania wniosku spółka chciałaby posiadać informacje, czy w przypadku niewypłacalności klienta będzie mogła zaspokoić swoje roszczenia z jego majątku odrębnego, czy wspólnego z małżonkiem. Czy działanie spółki leasingowej pozostaje w zgodzie z ustawą o ochronie danych osobowych?

Wyniki kontroli zewnętrznej przeprowadzonej w powiecie wykazały istotne nieprawidłowości dotyczące gospodarowania środkami publicznymi, w związku z przekazaniem do powiatu subwencji oświatowej. Rezultaty kontroli skłoniły władze powiatu do przeprowadzenia wewnętrznej kontroli w wybranych placówkach rehabilitacyjno-wychowawczych. Protokół zawiera informacje dotyczące ośrodków, ale zawiera też dane osobowe dzieci i młodzieży uczęszczających do nich (w zakresie imienia, nazwiska oraz informacji o niepełnosprawności). Zobowiązani do udostępniania informacji publicznej powiat zamierza opublikować protokół tej wewnętrznej kontroli w Biuletynie Informacji Publicznej. Jak należy potraktować informacje dotyczące wychowanków placówek? Z jednej strony są to kluczowe informacje, które identyfikują zauważone nieprawidłowości (stwierdzono, że przyznana subwencja powinna być zwrócona, bo część z dzieci nie miała aktualnych orzeczeń o niepełnosprawności oraz w internacie przebywa faktycznie mniej osób, niż podano). Z drugiej strony są to dane osobowe.

Pracownicy banku obsługujący klientów indywidualnych otrzymują od klientów sporo zapytań dotyczących zasadności kserowania ich dowodów osobistych. Generalnie wielu z nich, powołując się na ochronę danych osobowych, sprzeciwia się, kiedy pracownik banku w celu oceny zdolności kredytowej prosi o dowód osobisty z zamiarem jego skopiowania. Czy bank powinien faktycznie zabronić pracownikom sporządzać kserokopie dowodów osobistych klientów ubiegających się o kredyt, czy może jednak istnieją ku temu właściwe podstawy prawne?

W prowadzonym przeze mnie ośrodku badawczym mamy zamiar przeprowadzić badania kliniczne, tym samym mamy zamiar przetwarzać dane osobowe uczestników badania. Dlatego też, chciałem się upewnić, jakie wymagania w zakresie ochrony danych osobowych musi spełnić ośrodek badawczy celem legalnego przetwarzania danych osób biorących udział badaniu klinicznym?

Grupa Robocza Art. 29 uznała, że kryterium z artykułu 7 lit. f) dyrektywy 95/46/WE w odpowiednich okolicznościach i z zastrzeżeniem odpowiednich zabezpieczeń może zapobiec zbytniemu opieraniu się na innych podstawach prawnych.

Importerzy prowadzący centralne akcje marketingowe, a także podmioty z sieci dealerskiej zarządzające akcjami lokalnymi niejednokrotnie do treści marketingowych własnych produktów i usług dołączają informacje marketingowe cudzych produktów i usług. W branży motoryzacyjnej jest to działanie nakierowane na oferowanie samochodów w pełni wyposażonych w opcje dodatkowe. Najczęściej marketing oferowany przez dealerów lub importerów powiązany jest usługami ubezpieczeniowymi, leasingowymi, czy kredytowymi.

Zgodnie z obserwowaną praktyką stacje dealerskie często pozyskują na zlecenie importerów kserokopie dowodów osobistych, dowodów rejestracyjnych samochodów lub praw jazdy klientów. Najczęstszym celem kopiowania dokumentów klientów jest zapobieganie reeksportowi samochodów i zapewnienie bezpieczeństwa pojazdów podczas dokonywania prac związanych z ingerencją w systemy zabezpieczeń.

Podstawową formą badania poziomu zadowolenia klientów z usług świadczonych w sieci dealerskiej są badania satysfakcji klienta, najczęściej CSS czy Mystery Shopping. Podmiotem zainteresowanym wynikami takich badań jest przede wszystkim importer, który zarządza autoryzowaną siecią dealerską i dba o poziom obsługi klientów.

Nasza firma zorganizowała konkurs z nagrodami. Przewidujemy, że informacje o zwycięzcach konkursu opublikujemy w ogólnopolskich mediach (przede wszystkim gazety oraz czasopisma branżowe), a także na naszej stronie internetowej. Generalnie informacje te w naszym założeniu mają obejmować: imiona i nazwiska zwycięzców, miasta z których pochodzą oraz ich zdjęcia. Czy jeżeli wskażemy w regulaminie konkursu, że zastrzegamy sobie prawo publikacji tego typu informacji, jest wystarczające z punktu widzenia ustawy o ochronie danych osobowych? Czy możemy opublikować te informacje bez zgody zwycięzców konkursu?

Proszę o wyjaśnienie następującej okoliczności. Nasz zakład prowadzi Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. Możliwymi beneficjentami świadczeń socjalnych, zgodnie z Regulaminem Zakładowego Funduszu są przede wszystkim nasi pracownicy. Niedawno powołaliśmy w zakładzie funkcję Administratora Bezpieczeństwa Informacji, zgodnie z wymogami ustawy o ochronie danych osobowych. Nasz ABI jedną z pierwszych rzeczy na jakie zwrócił uwagę, było to że od naszych pracowników, którzy składają wnioski o przyznanie świadczenia z Funduszu, zbieramy zgody na przetwarzanie ich danych po to by rozpatrzeć wniosek i przyznać świadczenie, a następnie je rozliczyć. Osoba pełniąca u nas funkcję ABI mówi, że od pracowników nie powinniśmy zbierać zgód na przetwarzanie ich danych w powyższych celach, ponieważ ich dane przetwarzamy jako pracodawca. Kto ma tutaj rację?

Nasza spółka zawiera właśnie umowę z firmą świadczącą usługi z zakresu ochrony. Docelowo podmiot ten ma zapewnić ochronę mienia budynków należących do naszej spółki, w tym również budynku, w którym mamy zlokalizowane biuro. W przypadku tego budynku umowa przewiduje, że pracownicy firmy ochroniarskiej między innymi będą prowadzili ewidencję osób wchodzących do biura. Taka ewidencja dotyczyć będzie tylko gości, ponieważ pracownicy wchodzą za pomocą kart magnetycznych. Firma ochroniarska zaproponowała już format takiej ewidencji. Wynika z niej, że dane gości mają być zbierane w zakresie: imię, nazwisko, nazwa podmiotu reprezentowanego, do kogo ta osoba przyszła, data przyjścia i data wyjścia, własnoręczny podpis gościa. Zaczęliśmy się zastanawiać, czy umowa którą zawieramy z firmą ochroniarską nie powinna zawierać jakiś dodatkowych zapisów związanych z faktem pozyskiwania tych danych. Kto odpowiada za ochronę tych danych?

Przetwarzanie danych osobowych osób mieszkających wraz członkiem spółdzielni wymaga w świetle ustawy o ochronie danych osobowych od spółdzielni mieszkaniowej – tj. administratora danych osobowych, podmiotu decydującego o celach i środkach ich przetwarzania – wskazania przepisu prawa, na podstawie którego przetwarza przedmiotowe dane.