Od 1 stycznia 2019 rok zaczęły obowiązywać zmiany dotyczące  prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją oraz nowe rozporządzenie MRPIPS w sprawie dokumentacji pracowniczej.

1. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.

Najważniejszą wprowadzoną Kodeksem pracy zmianą jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracownika. Do końca 2018 roku obowiązkowy okres przechowywania akt pracowników wynosił 50 lat, aktualnie ten okres wynosi  10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (art. 94 KP ust. 9b).

Nowy skrócony 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie obowiązywać w stosunku do nowych pracowników, zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019 r.

W przypadku pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed tym terminem, okres ten co do zasady wynosi 50 lat.

W stosunku do pracowników zatrudnionych  po raz pierwszy przez pracodawcę  pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. pracodawca ma możliwość skrócenia tego 50-letniego okresu do lat 10 pod warunkiem że  złoży do ZUS oświadczenie i przekaże  tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniał w latach 1999 – 2018.

2. Wydłużenie okresu przechowywania.

Przedłużenie 10-letni okresu przechowywania następuje w przypadku, gdy pracodawca jest stroną wszczętego postępowania, a przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu. Pracodawca będzie zobowiązany do przechowania dokumentacji pracowniczej do czasu jego prawomocnego zakończenia, ale nie krócej niż do upływu 10-letniego okresu przechowywania (art. 94⁴ KP ust. 1).

Jeżeli natomiast pracodawca nie jest stroną, postępowania ale uzyskał w jakikolwiek sposób wiadomość o toczącym się postępowaniu, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, która  będzie mogła stanowić lub stanowi dowód, wydłuża się o dalsze 12 miesięcy ponad 10-letni obowiązkowy okres jej przechowywania. Po ich upływie pracodawca ponownie wyznacza byłemu pracownikowi 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia na odbiór dokumentacji (ust. 2 art. 94⁴). W  przypadku jej nieodebrania pracodawca niszczy dokumentację w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór (art.94⁷  KP).

3. Okres przechowywania w razie ponownego zatrudnienia.

W przypadku ponownego zawarcia stosunku pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca nie będzie tworzył  nowej dokumentacji dla takiego pracownika,  lecz będzie kontynuował prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.

W takiej sytuacji 10-letni okres przechowywania będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ostatni stosunek pracy danego pracownika wygasł lub rozwiązał się.

4. Nowy obowiązek informacyjny.

W związku z nowelizacją KP powstają nowe obowiązki informacyjne pracodawcy.

Od początku 2019 roku pracodawca w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy powinien przekazać pracownikowi informację dotyczącą przechowywania akt pracowniczych, dotyczących:

• okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
• zniszczenia dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym na to okresie.

Olga Sklyarova, audytor JDS Consulting