W dwóch artykułach opublikowanych na portalu gazetaprawna.pl  - „Dane o chorobach, nałogach, wyrokach. Spółdzielnie chcą wiedzieć wszystko o wszystkich" oraz „Państwowi kontrolerzy wejdą do spółdzielni mieszkaniowych” zasugerowano, że niektóre spółdzielnie mieszkaniowe wzywają do wyrażenia zgody na przetwarzanie takich kategorii danych osobowych dotyczących spółdzielców. Problem ten nie pojawił się nagle – występuje on od wielu lat i z pewnością wymaga kompleksowego podejścia do tego zagadnienia, a wydawanie jednoznacznych opinii o braku jakichkolwiek podstaw do przetwarzania danych „wrażliwych” należy uznać za dyskusyjne. Fakt rozesłania przez spółdzielnie do wszystkich członków pism z prośbą o wyrażenie zgody na przetwarzanie danych (o ile tak to właśnie wyglądało) świadczy nie tylko o wątpliwościach prawnych jakie się pojawiają, ale także o bezradności spółdzielni w kontekście pojawiających się w praktyce problemów.

Warto zauważyć, że w powołanych wyżej artykułach problem potraktowano bardzo pobieżnie – wręcz zamieszczając tam informacje, które nie znajdują uzasadnienia w obowiązującym stanie prawnym – np. wskazując iż, dane wrażliwe można cyt.: „przetwarzać wyłącznie na podstawie zgody osób, których dane dotyczą. I właśnie w tym celu wysłano spółdzielcom oświadczenia do podpisu".

Na wstępie już wypada zaznaczyć, że najwięcej danych tzw. „wrażliwych” aktualnie przetwarzanych przez Spółdzielnie to dane dotyczące orzeczeń wydanych w postępowaniu sądowym (przetwarzane w szczególności na podstawie art. 27 ust. 2 pkt 5 i pkt 10 UODO). Są to dane osób zalegających z opłatami, wobec których zapadło orzeczenie (np. wyrok zasądzający określoną wierzytelność). Innego rodzaju dane „wrażliwe” (np. dotyczące stanu zdrowia) pojawiają się rzadziej, co nie oznacza, że spółdzielnia może żądać ich podania. Niemniej jednak pobieżne podejście do zagadnienia z całą pewnością nie oddaje złożoności całego zagadnienia. Szczegółowo problem został przestawiony poniżej.

Zarys problemu

Na wstępie należy stwierdzić, że żądanie przez spółdzielnię od wszystkich członków lub lokatorów wyrażenia zgody na przetwarzanie danych wrażliwych faktycznie nie znajduje uzasadnienia w aktualnie obowiązujących przepisach prawa. Po pierwsze zgoda taka może być uznana za wyrażoną „pod przymusem” (a zatem nie będzie ona dobrowolna), co stanowi naruszenie art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych (dalej UODO). Po drugie w zdecydowanej większości przypadków należałoby uznać, że zbieranie tego typu danych prowadziłoby do naruszenia zasady adekwatności przetwarzania danych o której mowa w art. 26 ust 1 pkt 3 UODO.

W teorii wszystko wydaje się stosunkowo proste, jednak w praktyce pojawiają się liczne problemy, związane z tym, że spółdzielnia przetwarza dane różnych osób (w szczególności zrzeszonych i niezrzeszonych w spółdzielni). Z pewnością jako jednoznacznie negatywne i niezgodne z prawem należałoby uznać zbieranie od wszystkich osób (członków lub osób niebędących członkami) zgód na przetwarzanie danych osobowych wraz z równoczesnym zbieraniem „wrażliwych” danych osobowych (np. na przygotowanych formularzach). Tutaj wypada tylko zaznaczyć, że samo zebranie oświadczenia, które ma stanowić podstawę prawną do przetwarzania danych (bardzo wątpliwą) nie prowadzi jeszcze do przetwarzania danych. Osoba sama musiałaby takie dane następnie podać (np. uzupełnić w jakimś formularzu), lub spółdzielnia musiałaby pozyskać je w inny sposób (co raczej trudno sobie wyobrazić). Pozostaje oczywiście pytanie o zasadność zbierania zgód „na zapas” w odniesieniu do wszystkich osób zamieszkujących spółdzielnię. Wydaje się, że działanie takie jest nie tylko wątpliwie prawnie, ale w zasadzie bez sensu – zgoda jako podstawa prawna cechuje się dobrowolnością – w związku z tym może być w każdym czasie odwołana. Jako taka stanowi zatem „nietrwałą” podstawę prawną do przetwarzania danych. Dlatego zbieranie zgód powinno być stosowane w ostateczności – i tylko w uzasadnionych przypadkach.

Jeśli chodzi o spółdzielnie mieszkaniowe, to należy wziąć także pod uwagę następujące kwestie. Po pierwsze należy mieć na uwadze odmienną sytuację prawną dwóch kategorii osób, których dane przetwarza każda spółdzielnia mieszkaniowa, a zatem: 1) członków spółdzielni; 2) osób niebędących członkami spółdzielni. Po drugie ewentualna potrzeba przetwarzania danych dotyczących ogólnej sytuacji materialno-bytowej konkretnej osoby pojawia się najczęściej w momencie wystąpienia zadłużenia danego lokalu, które wiążę się z podejmowaniem określonych kroków prawnych przez spółdzielnię, zmierzających do wyegzekwowania konkretnej należności. W przypadku członków spółdzielni uporczywe uchylanie się od obowiązku płacenia czynszu może skutkować także wszczęciem postępowania wewnątrzspółdzielczego prowadzącego w efekcie do wykluczenia takiej osoby z rejestru członków. Należy zatem wziąć pod uwagę, że „wrażliwe” dane, które dotyczą osób zadłużonych trafiają zwykle do spółdzielni dlatego, że osoby te z własnej inicjatywy kierują do niej pisma zawierające takie dane. Na powyższy stan rzeczy spółdzielnia zasadniczo nie ma wpływu, bowiem nie może odmówić przyjęcia i przeanalizowania kierowanej do niej korespondencji. Niezależnie od tego osoby takie niejednokrotnie ujawniają takie dane następnie w toku prowadzonych postępowań sądowych, których spółdzielnia jest stroną.

Poniżej omówiona zostanie sytuacja prawna członków spółdzielni oraz osób, które członkami nie są – należy bowiem wziąć pod uwagę, że sytuacja prawna tych osób jest inna, mimo że schemat działania w obydwu przypadkach jest podobny, tj. osoba zadłużona w spółdzielni, w celu uzyskania określonej korzyści zwraca się do niej z wnioskami o rozłożenie zadłużenia na raty, umorzenie odsetek, itp. W uzasadnieniu takiego wniosku niejednokrotnie wskazywane są przyczyny wystąpienia zadłużenia, np. ciężki stan zdrowia, przebyte operacje, ciężka sytuacja życiowa związana z toczącymi się z udziałem takiej osoby postępowaniami cywilnymi lub karnymi, utrata pracy, nałóg, itp. Informacje takie należy bez wątpienia  uznać za dane wrażliwe w rozumieniu art. 27 ust. 1 UODO, które podlegają szczególnemu reżimowi prawnemu. Czy zatem jedyną podstawę prawną przetwarzania takich danych może stanowić wyrażona na piśmie zgoda? Wydaje się, że nie, inaczej należałoby zakwestionować przetwarzanie danych przez większość (jeśli nie wszystkie) spółdzielni mieszkaniowych w Polsce.

Na początek analizie poddanie zostanie przetwarzanie danych dotyczących członków spółdzielni. W odniesieniu do osób będących członkami Spółdzielni należy wziąć pod uwagę przepisy ustaw szczególnych (ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych, ustawa prawo spółdzielcze), a także opracowanego na ich podstawie statutu, które to przepisy regulują m. in. kwestie związane z postępowaniem wewnątrzspółdzielczym. Kwestie te pozostają istotne, gdyż w przypadku członków spółdzielni oprócz możliwości dochodzenia przez spółdzielnię roszczeń (windykacji), o czym była mowa powyżej, w grę wchodzi jeszcze możliwość potencjalnego wykreślenia bądź wykluczenia członka z rejestru członków spółdzielni.

Art. 5 par. 1 pkt 5 ustawy Prawo Spółdzielcze wprost stanowi, iż to statut spółdzielni powinien określać zasady i tryb przyjmowania członków, wypowiadania członkostwa, wykreślania i wykluczania członków. Również pozostałe regulacje Prawa Spółdzielczego odsyłają w tej materii do statutu, wskazując jednocześnie przyczyny których zaistnienie może skutkować wykreśleniem lub wykluczeniem z rejestru członków. I tak zgodnie z art. 24 Prawa Spółdzielczego spółdzielnia może rozwiązać stosunek członkostwa tylko przez wykluczenie albo wykreślenie członka (§ 1). Wykluczenie członka ze spółdzielni może nastąpić w wypadku, gdy z jego winy umyślnej lub z powodu rażącego niedbalstwa dalsze pozostawanie w spółdzielni nie da się pogodzić z postanowieniami statutu spółdzielni lub dobrymi obyczajami. Statut określa przyczyny wykluczenia (§ 2. ) Członek niewykonujący obowiązków statutowych z przyczyn przez niego niezawinionych może być wykreślony z rejestru członków spółdzielni. Statut określa przyczyny wykreślenia (§ 3).Wykluczenia albo wykreślenia może dokonać, stosownie do postanowień statutu, rada nadzorcza albo walne zgromadzenie spółdzielni. Organ, do którego kompetencji należy podejmowanie uchwał w sprawie wykluczenia albo wykreślenia, ma obowiązek wysłuchać wyjaśnień zainteresowanego członka spółdzielni (§ 4) Ponadto Organ, który podjął uchwałę w sprawie wykreślenia albo wykluczenia, ma obowiązek zawiadomić członka na piśmie wraz z uzasadnieniem o wykreśleniu albo wykluczeniu ze spółdzielni w terminie dwóch tygodni od dnia podjęcia uchwały. Uzasadnienie powinno w szczególności przedstawiać motywy, którymi kierował się organ spółdzielni uznając, że zachowanie członka wyczerpuje przesłanki wykluczenia albo wykreślenia określone w statucie. Zawiadomienie zwrócone z powodu niezgłoszenia przez członka zmiany podanego przez niego adresu ma moc prawną doręczenia (§ 5). Z kolei zgodnie z treścią § 6 jeżeli organem właściwym w sprawie wykluczenia albo wykreślenia członka ze spółdzielni jest, zgodnie z postanowieniami statutu, rada nadzorcza, członek spółdzielni ma prawo: 1)   odwołać się od uchwały o wykluczeniu albo wykreśleniu do walnego zgromadzenia, w terminie określonym w statucie, albo 2)   zaskarżyć uchwałę rady nadzorczej do sądu w terminie sześciu tygodni od dnia doręczenia członkowi uchwały z uzasadnieniem.

Istotna w tym zakresie jest także treść art. 42 par. 4 Prawa Spółdzielczego, zgodnie z którym każdy członek spółdzielni lub zarząd może wytoczyć powództwo o uchylenie uchwały. Jednakże prawo zaskarżenia uchwały w sprawie wykluczenia albo wykreślenia członka przysługuje wyłącznie członkowi wykluczonemu albo wykreślonemu.

Statut każdej spółdzielni najczęściej zawiera wyżej opisane regulacje jak również przewiduje prowadzenie postępowania wewnątrzspółdzielczego. W statucie konkretnej spółdzielni zazwyczaj wskazuje się, że członkowi Spółdzielni przysługuje prawo odwoływania się w postępowaniu wewnątrzspółdzielczym od uchwał w sprawach między członkiem a Spółdzielnią, na zasadach i w terminach określonych w statucie. Zwyczajowo wskazuje się także, że wykluczenie może nastąpić m. in. w szczególności gdy członek lekceważy i uporczywie narusza postanowienia Statutu, regulaminów i innych uchwał organów Spółdzielni, czy też uporczywie uchyla się od wykonywania istotnych zobowiązań wobec Spółdzielni oraz w sposób zawiniony nie wywiązuje się wobec niej ze swoich ustawowych i statutowych obowiązków finansowych, a w szczególności zalega z zapłatą należności za używanie lokalu albo domu jednorodzinnego lub też z innych tytułów, przez określone w statucie okresy płatności. Z kolei w odniesieniu do członków nie wykonujących obowiązków statutowych z przyczyn przez nich niezawinionych może mieć zastosowanie wykreślenie z rejestru członków. Może to nastąpić m. in. w szczególności, gdy członek zalega, z przyczyn przez siebie niezawinionych, z zapłatą należności za używanie lokalu lub domu jednorodzinnego lub też z innych tytułów przez określone w statucie okresy płatności. Wykluczenia albo wykreślenia członka z rejestru członków Spółdzielni dokonuje Rada Nadzorcza na wniosek Zarządu, co powinno mieć miejsce po uprzednim wysłuchaniu wyjaśnień zainteresowanego członka Spółdzielni. Oczywiście Rada Nadzorcza, po podjęciu uchwały w sprawie wykreślenia albo wykluczenia, ma obowiązek zawiadomić członka na piśmie wraz z uzasadnieniem o wykreśleniu albo wykluczeniu ze Spółdzielni w terminie dwóch tygodni od dnia podjęcia uchwały. Uzasadnienie powinno w szczególności przedstawiać motywy, którymi kierowała się Rada Nadzorcza uznając, że zachowanie członka wyczerpuje przesłanki wykluczenia albo wykreślenia określone w Statucie. Wykluczony albo wykreślony członek Spółdzielni ma prawo, zgodnie z wyżej powołanymi przepisami odwołać się od uchwały Rady Nadzorczej o wykluczeniu albo wykreśleniu do Walnego Zgromadzenia w terminie 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia o wykluczeniu albo wykreśleniu, albo zaskarżyć uchwałę Rady Nadzorczej do Sądu w terminie sześciu tygodni od dnia doręczenia członkowi uchwały z uzasadnieniem.

Z uwagi na swój szeroko pojęty interes, członkowie spółdzielni wielokrotnie w udzielanych wyjaśnieniach wskazują na swoją osobistą ciężką sytuację (w tym np. zdrowotną). W ten sposób bronią się nie tylko przed dochodzeniem należności przez Spółdzielnię na drodze sądowej, ale liczą też np. na umorzenie odsetek, jak również bronią się przed grożącym im wykluczeniem z rejestru członków spółdzielni.

Ponieważ wykluczenie członka Spółdzielni może nastąpić w zasadzie tylko w wypadku, gdy z jego winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa dalsze pozostawanie w spółdzielni nie da się pogodzić z postanowieniami statutu lub dobrymi obyczajami osoby zadłużone przekazują wszelkie w ich ocenie istotne informacje w celu udowodnienia, że zwłoka w opłaceniu czynszu miała charakter niezawiniony. Jak wskazuje się w literaturze przedmiotu: „Jeżeli przyczyną wykluczenia członka ze spółdzielni było nieuregulowanie obciążających go należności na rzecz spółdzielni (opłat eksploatacyjnych, wkładu budowlanego itd.), przy ocenie zasadności wykluczenia decydujące znaczenie ma nie to, czy istotnie miał on obowiązek należności te uiścić, lecz to, czy sprzeciwiając się ich płaceniu miał, przynajmniej w swoim przekonaniu, usprawiedliwione podstawy do powstrzymania się ze świadczeniem.”, Stefaniak A. Prawo spółdzielcze, Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych. Komentarz, LEX 2014. Wypada także wskazać, że jak trafnie zauważył Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z dnia 14 marca 2008 r. w sprawie IV CSK 515/07: „Sankcje wykluczenia i wykreślenia różnią się między sobą przede wszystkim tym, że pierwsza z nich jest związana z ujemną oceną moralną lub obyczajową postępowania członka spółdzielni, a przez to bezpośrednio dotyczy sfery jego dóbr osobistych, podczas gdy wykreślenie nie zawiera takiej oceny.”

Należy zatem przyjąć, że w interesie członka spółdzielni leży takie przedstawienie swojej sytuacji, tak aby nie dopuścić do wykluczenia. Wypada zauważyć w tym miejscu, że nie sposób pozbawiać członków spółdzielni możliwości składania wyjaśnień w konkretnych sprawach, które dotyczą ich w sposób bezpośredni. Z orzecznictwa sądowego wynika także, że spółdzielnia przed wykreśleniem powinna dokładnie przeanalizować sytuację osoby, a także wysłuchać jej stanowiska.  Jak zauważył Sąd Apelacyjny w Białymstoku w wyroku z dnia 20 maja 2015 r. (sygn. I ACa 164/15) „Sposób ukształtowania procedury wykreślenia świadczy wyraźnie, że każda decyzja w tym przedmiocie powinna być zindywidualizowana w stopniu umożliwiającym ocenę konkretnych przyczyn wykreślenia w stosunku do każdego z wykreślanych członków i z uwzględnieniem ich indywidualnej sytuacji. Z regulacji zawartych w art. 24 ustawy z 1982 r. - Prawo spółdzielcze wynika także, że wymagane procedurą czynności przygotowawcze (zawiadomienie, umożliwienie wysłuchania), wydanie uchwały oraz jej uzasadnienie należy do wyłącznej kompetencji rady nadzorczej. Uchwała powinna odnosić się do każdego z wykreślanych członków indywidualnie. Sformułowanie zaskarżonej uchwały nie daje możliwości indywidualnej oceny powoływanej przyczyny wykreślenia w odniesieniu do osoby powoda i nie pozwala wnioskować, czy przed jej podjęciem analizowano jego sytuację. Przyjęty sposób procedowania nie pozwala przy tym na ustalenie, który to właściwie organ - Rada Nadzorcza, czy Zarząd zadecydował o wykreśleniu. Wskazuje to na rażące naruszenie norm kompetencyjnych. Przy takiej skali braków w procedurze poprzedzającej podjęcie zaskarżonej uchwały oraz w treści samej uchwały, należy zgodzić się z oceną, że jest dotknięta nieważnością jako naruszająca art. 24 § 4 Prawa spółdzielczego (art. 42 § 2).” Z kolei Sąd Apelacyjny w Krakowie w uzasadnieniu wyroku z dnia 20 listopada 2012 r. wydanego w sprawie o sygn. I ACa 1051/12 stwierdził, iż: „Pojęcie interesu spółdzielni powinno być rozpatrywane pod kątem celu funkcjonowania, a nie tylko wymiaru ekonomicznego, gdyż spółdzielnia mieszkaniowa jest jednostką organizacyjną o charakterze korporacyjnym zrzeszającym członków w celu zaspokajania ich potrzeb mieszkaniowych i obok kategorii ekonomicznych winna pełnić również funkcję ich wspierającą, a pozostali członkowie kierując się zasadą solidaryzmu społecznego wspierać tych, którzy z przyczyn od nich niezależnych znaleźli się w trudnej sytuacji majątkowej i rodzinnej.” Jak wskazuje się z kolei w literaturze: „Wykluczenie albo wykreślenie powinno stanowić ostateczny środek, stosowany tylko w wyjątkowych wypadkach. Każdorazowo powinno być ono oparte na istnieniu istotnej przyczyny. Nasuwające się wątpliwości co do istnienia podstaw wykluczenia lub wykreślenia wymagają - przed podjęciem uchwały - dociekliwego ich rozważenia. Każdorazowo należy liczyć się z tym, że w razie sporu takich wątpliwości sąd może mieć jeszcze więcej. Wynika to stąd, że kontrola sądu w razie zaskarżenia uchwały o wykluczeniu albo wykreśleniu zazwyczaj jest wszechstronna i wnikliwa, bowiem tego rodzaju sprawy, poza kwestią natury materialnej, mogą także dotyczyć ochrony dobrego imienia członka spółdzielni. Ponadto, jak wskazuje praktyka, instytucja wykreślenia albo wykluczenia bywa nadużywana przez spółdzielnie, a czasami służy nawet do pozbywania się wartościowych, ale z jakiegoś powodu niewygodnych członków.”, Stefaniak A. Prawo spółdzielcze, Ustawa o spółdzielniach mieszkaniowych. Komentarz, LEX 2014.  

Reasumując, na gruncie obowiązujących przepisów trudno uznać, że spółdzielnia jest uprawniona do żądania podania danych wrażliwych od jej członka, nawet jeśli członek ten np. zalega z opłatami i z tego tytułu grozi mu wykreślenie bądź wykluczenie. Niemniej jednak, jeśli członek spółdzielni sam (z własnej inicjatywy) udostępnia dane wrażliwe w tym celu, aby bronić się przed wykluczeniem go z rejestru członków, to z przepisów Prawa Spółdzielczego (w szczególności art. 5 i 24), uregulowań statutu w tym zakresie oraz przyjętej przez sądy powszechne linii orzeczniczej (vide powołane wyżej wyroki) wynika, że Spółdzielnia nie może odmówić prawa do podawania takich danych. Dokładne zbadanie sprawy leży zarówno w interesie Spółdzielni jak i jej członka. Dlatego jako bardzo ostrożnie należałoby traktować tezę, jaka pojawiła się w artykule opublikowanym w Internecie przez dziennik gazeta prawna, cyt.: „Nie ma żadnego uzasadnienia dla przetwarzania przez spółdzielnię np. danych o stanie zdrowia jej członka. Podobnie jest w przypadku nałogu czy skazania. Taki zakres danych jest nieadekwatny do celu przetwarzania, jakim jest członkostwo w spółdzielni – twierdzi dr Paweł Litwiński, adwokat w kancelarii Barta Litwiński i ekspert Instytutu Allerhanda. Wydaje się, że w świetle przedstawionej wyżej argumentacji przetwarzanie przez spółdzielnię danych o stanie zdrowia jej członka może być w niektórych przypadkach uzasadnione właśnie z uwagi na możliwość prowadzenia postępowania wewnątrzspółdzielczego. Wydaje się nawet, że wystarczającą podstaw prawną powinny stanowić w takim przypadku art. 27 ust. 2 UODO (w związku z art. 24 ustawy Prawo spółdzielcze), a także art. 27 ust. 2 pkt 5 UODO (mając na uwadze, że osoba przekazując dane spółdzielni w związku z  prowadzonym lub grożącym jej postępowaniem wewnątrzspółdzielczym podaje je także w takim celu, a mianowicie, aby w razie potrzeby później wskazywać na określone okoliczności przed sądem).

Stąd przy danych dotyczących członków spółdzielni, którym grozi wykreślenie bądź wykluczenie wobec obowiązujących przepisów oraz orzecznictwa sądowego zasadnie można twierdzić, że przesłankę legalizującą przetwarzanie danych o których mowa w art. 27 ust. 1 ustawy stanowić może właśnie art. 27 ust. 2 pkt 5 UODO. Warto tutaj wskazać na stanowisko Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych zawarte w decyzji z dnia 28.09.2012 r. o numerze DOLiS/DEC-928/12 (jakkolwiek dotyczyła ona zupełnie innego stanu faktycznego), w której za dopuszczalne uznaje się przetwarzanie danych wrażliwych w oparciu o art. 27 ust. 2 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych jeśli dane są niezbędne do zainicjowania postępowania sądowego (jeszcze przed jego rozpoczęciem).

Nie można przy tym  zapominać, że zgodnie z przyjętym zarówno w orzecznictwie jak i doktrynie stanowiskiem prawo do ochrony danych osobowych nie ma charakteru absolutnego i może podlegać ograniczeniom niezbędnym w demokratycznym państwie prawnym. Z jednej strony art. 51 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej w ust. 1 wskazuje, iż nikt nie może być obowiązany inaczej niż na podstawie ustawy do ujawniania informacji dotyczących jego osoby. Zgodnie z art. 47 Każdy ma prawo do ochrony prawnej życia prywatnego, rodzinnego, czci i dobrego imienia oraz do decydowania o swoim życiu osobistym. Z drugiej strony - Każdy ma prawo do sprawiedliwego i jawnego rozpatrzenia sprawy bez nieuzasadnionej zwłoki przez właściwy, niezależny, bezstronny i niezawisły sąd  (a rozprawy są, co do zasady, jawne). Dlatego nie można odmówić członkom prawa do decydowania o tym jakie informacje na swój temat zamierzają ujawnić w związku z obroną swoich praw, a także na jakim etapie postępowania chcą to zrobić. Osoby te niejednokrotnie mogą dobrowolnie już na etapie postępowania wewnętrzspółdzielczego ujawniać określone dane w celu ich późniejszego wykorzystania w postępowaniu sądowym w razie niekorzystnej dla nich decyzji Spółdzielni.

Wypada stwierdzić, że przyjęcie innej interpretacji nie tylko uniemożliwiałoby realizację ustawowych obowiązków przez spółdzielnię, ale również naruszałoby szeroko pojęte prawo członka spółdzielni do sądu. Nie sposób bowiem odmówić prawa do przetwarzania danych osobowych niezbędnych do późniejszego dochodzenia praw przed sądem, nawet jeśli ostatecznie strona nie skorzystałaby z przysługujących jej uprawnień (np. wycofując pozew, lub nawet go nie składając).

W świetle powyższego wydaje się, że zbieranie zgód na przetwarzanie danych wrażliwych od członków spółdzielni jest działaniem nieprzemyślanym. Zgoda taka zbierana „na zapas” nie ma sensu – osoba, która by ją wyrażała przede wszystkim może mieć uzasadnione wątpliwości – czego taka zgoda w ogóle może dotyczyć (trudno ją zatem uznać za wyrażoną świadomie – co powinno mieć miejsce w konkretnych okolicznościach faktycznych). W oderwaniu od konkretnego stanu faktycznego trudno uzasadnić jakie dane i po co spółdzielnia miałaby przetwarzać. Poza tym – zgodnie z zasadami wynikającymi z przepisów zgoda musi mieć charakter odwołalny – co w przypadku prowadzenia ewentualnego postępowania wewnątrzspółdzielczego jest nie do zrealizowania. Spółdzielnia musi przetwarzać pełną dokumentację dotyczącą prowadzonego postępowania, aby w razie konieczności bronić swojego stanowiska przed sądem. Postulaty dotyczące np. usuwania części danych należałoby uznać za niepoważne – granicę tego co spółdzielnia może pozyskać musi stanowić tutaj swobodna (przynajmniej w teorii) decyzja osoby której dane dotyczą, która to decyduje jakie informacje na swój temat przekazać w celu obrony swoich interesów. Przyjęcie innego stanowiska prowadziłoby do paraliżu prowadzonych wewnątrz spółdzielni postępowań.

W tym miejscu wypada wskazać, że niewątpliwie odmiennie prezentuje się sytuacja osób, które nie są członkami spółdzielni. Osobom tym nie grozi bowiem wykreślenie/wykluczenie z członkostwa, a jedyne negatywne konsekwencji związane z ich zadłużeniem dotyczą w zasadzie kwestii finansowych. Nie zmienia to faktu, że także te osoby w niektórych sytuacjach w związku z wystąpieniem zadłużenia mogą z własnej inicjatywy przekazywać spółdzielni informacje stanowiące dana „wrażliwe” licząc na określone ustępstwa z jej strony. W tym przypadku trudno znaleźć rozwiązanie zgodne z literą prawa. Ponownie należy na wstępie wskazać, że spółdzielnia nie może odpowiadać za treść kierowanej do niej korespondencji. Wydaje się, że właściwym krokiem byłoby jednoznacznie wskazanie (np. w procedurach dotyczących windykacji, komunikatach na stronie internetowej, itp.), że spółdzielnia nie wymaga podawania informacji takiego rodzaju. Nie zmieni to jednak tego, że osoby takie w razie nieuwzględnienia ich postulatów także mogą decydować się na drogę sądową, gdzie również będą się powoływać na podobne okoliczności w toku toczących się następnie postępowań sądowych. Przetwarzanie danych osobowych (także „wrażliwych”) w toku prowadzonych postępowań sądowych należy uznać za legalne – podobnie jak w przypadku członków spółdzielni.

Strona postępowania sądowego (np. pozwany dłużnik) ma w tym zakresie prawo do składania wniosków dowodowych, przedstawiania dokumentów, składania oświadczeń, itp. Poza tym należy mieć na uwadze, że Sąd (zarówno cywilny jak i karny) wydając wyrok w pierwszej kolejności musi prawidłowo ustalić stan faktyczny. Stąd należy stwierdzić, że strona postępowania nie może sprzeciwić się przetwarzaniu jej danych wrażliwych jeśli ma to znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy. Kwestię tą jednoznacznie rozstrzygnął Sąd Najwyższy w Postanowieniu z dnia 16 grudnia 2014 r. (sygn. V KZ 50/14), który stwierdził, iż „Przepis art. 27 ust. 2 pkt 5 tej ustawy upoważnia sąd do przetwarzania wrażliwych danych osobowych w  postępowaniu sądowym. Jest bowiem rzeczą oczywistą, że ochrona danych osobowych, w tym powołanie się na zakaz przetwarzania danych wrażliwych z art. 27 ust. 1 ustawy, nie może być przeszkodą do prawidłowego rozstrzygnięcia sprawy przez sąd. W konsekwencji więc uczestnik postępowania nie może sprzeciwiać się przetwarzaniu ani udostępnianiu takich danych, jeśli jest to niezbędne dla prowadzonego postępowania sądowego.”

Kwestie odnoszące się do konkretnych postępowań sądowych normowane są w ramach odpowiedniej procedury (np. k.p.c.). Przykładowo: strona może aż do zamknięcia rozprawy przytaczać okoliczności faktyczne i dowody na uzasadnienie swoich wniosków lub dla odparcia wniosków i twierdzeń strony przeciwnej (art. 217 par. 1 k.p.c.), przedmiotem dowodu są fakty mające dla rozstrzygnięcia sprawy istotne znaczenie (art. 227 k.p.c), strony są obowiązane wskazywać dowody dla stwierdzenia faktów, z których wywodzą skutki prawne. Sąd może dopuścić dowód niewskazany przez stronę (art. 232 k.p.c.).

Jakkolwiek wskazane wyżej przepisy nie stanowią samodzielnej podstawy prawnej przetwarzania danych wrażliwych – wskazują jednak, w jaki sposób dane wrażliwe mogą znaleźć się w aktach sądowych konkretnej sprawy.

W związku z powyższym w razie skierowania sprawy na drogę postępowania sądowego należy uznać, że przetwarzanie danych wrażliwych w toku tego postępowania znajduje oparcie w art. 27  ust. 2 pkt 5 ustawy, a także następnie – w art. 27 ust. 2 pkt 10 ustawy o ochronie danych osobowych.

Problematyczna natomiast pozostaje kwestia przetwarzania danych „wrażliwych” osób niebędących członkami na etapie podejmowania decyzji przez Spółdzielnię – tj. przed rozpoczęciem postępowania sądowego. Najbardziej prawidłowym rozwiązaniem byłoby, rzecz jasna, po prostu nie zbieranie tego typu danych, co jednak wydaje się w praktyce mało realne. Ponieważ jednak trudno jest przewidzieć stanowisko GIODO w tej sprawie, poniższe rozważania należy traktować ostrożnie – a przetwarzanie danych o których mowa w art. 27 ust. 1 UODO w odniesieniu do dłużników niebędących członkami Spółdzielni jako ryzykowne.

W pierwszej kolejności wypada ponownie zauważyć, że spółdzielnia nie ma w zasadzie możliwości zakazania osobom zwracającym się do niej z określonymi wnioskami podawania konkretnych informacji. W aktualnym stanie prawnym wydaje się, że wobec osób niebędących członkami, które z własnej inicjatywy chcą udostępnić określone informacje (np. dane o stanie zdrowia) dopuszczalne powinno być pobieranie zgody na piśmie na przetwarzanie danych wrażliwych z jednoczesnym naciskiem na informowanie tych osób o dobrowolności podania danych (tak, aby osoby te w żaden sposób nie czuły się przymuszone). Tym samym na etapie zbierania danych przesłankę legalizującą mógłby stanowić art. 27 ust. 2 pkt 1 ustawy o ochronie danych osobowych (tj. zgoda udzielona na piśmie). Niewątpliwie pojawia się tutaj problem potencjalnego naruszenia zasady adekwatności danych o której mowa w art. 26 ust. 1 pkt 3 UODO. Wiele zależałoby od tego, jak do tego problemu podszedłby w praktyce organ nadzorczy.

Spółdzielnia powinna z pewnością zadbać, aby starannie realizować obowiązek informacyjny wskazany w art. 24 UODO. Przede wszystkim należałoby wyraźnie zaznaczyć, że podanie danych o których mowa w art. 27 ust. 1 ustawy ma charakter dobrowolny, a tym samym nie jest w żadnym razie wymagane przez Spółdzielnię. W sytuacji w której dłużnik niebędący członkiem Spółdzielni chciałby dobrowolnie złożyć takie wyjaśnienia, które zawierają dane wrażliwe (np. o stanie zdrowia) powinien być on poinformowany o konieczności o wyrażenie zgody na piśmie na przetwarzanie takich danych już na etapie składania pisma/wniosku w siedzibie Spółdzielni. Większy problem pojawia się w przypadku, gdy dane pismo wniosek zawierający dane wrażliwe został wysłany np. drogą pocztową. Wówczas nie ma żadnej podstawy prawnej do przetwarzania danych (ponieważ należałoby uznać zgodę za domniemaną, co w świetle ustawy jest niedopuszczalne). Rozwiązaniem, nie do końca doskonałym, mogłoby być kierowanie przez Spółdzielnię listów informujących o tym, że nie wymaga podawania takich danych, a jeśli dana osoba chce je udostępnić w celu rozpatrzenia swojej prośby musi wyrazić w określonym terminie (np. 14 dni) zgodę na przetwarzanie jej danych. Rozwiązanie takie jest o tyle czytelne, że gdyby spółdzielnia np. zdecydowała się po prostu dane usunąć (co w praktyce sprowadzałoby się albo do zniszczenia pisma/załącznika, albo znaczącej ingerencji w jego treść)  byłoby to niezrozumiałe dla osoby, która sama – dobrowolnie – takie pismo wysłała. W razie braku takiej zgody dane mogłyby zostać zniszczone, a fakt ten mógłby np. odnotowywać pracownik Spółdzielni wraz z podaniem daty i przyczyny usunięcia danych.

Problemem, który nadal się tutaj pojawia jest kwestia dobrowolności -  zgoda na przetwarzanie danych osobowych może być odwołana w każdym czasie. Zatem osoba, której dane dotyczą po rozpatrzeniu wniosku (obojętnie – pozytywnym, czy negatywnym) nadal ma prawo żądać usunięcia danych, a spółdzielnia takie żądanie powinna spełnić.

Podsumowując powyższe rozważania – nie sposób uznać, że spółdzielnia mieszkaniowa może od wszystkich osób (członków lub osób niebędących jej członkami) zwracać się z żądaniem lub prośbą wyrażania zgody na przetwarzanie tzw. „wrażliwych” danych osobowych. Wydaje się, że w przypadku członków żądanie takie w ogóle nie znajduje uzasadnienia – w sytuacji która może się wiązać z prowadzeniem postępowania wewnątrzspółdzielczego przetwarzanie danych „wrażliwych” podanych z inicjatywy członka spółdzielni wydaje się uzasadnione. W innych przypadkach trudno uznać to za zasadne. Chociaż zawsze należy to badać pod kątem konkretnego stanu faktycznego (np. spółdzielnia może zbierać zgody na przetwarzanie danych wrażliwych jeśli na jej terenie są oznaczone miejsca parkingowe dla osób niepełnosprawnych - vide np. zbiór zarejestrowany przez GIODO pod nr księgi 170825). W przypadku osób niebędących członkami spółdzielni sytuacja jest bardziej skomplikowana. Niemniej jednak w określonych sytuacjach trudno uznać, że osoby które chcą przekazać dane wrażliwe w celu uprawdopodobnienia swojej ciężkiej sytuacji życiowej i materialnej w związku z wnioskiem o rozbicie zadłużenia na raty, umorzenia odsetek, itp. nie mogą tego zrobić. Należy w tym miejscu zauważyć, że osobom znajdującym się w trudnej sytuacji życiowej i materialnej spółdzielnia może wówczas wyjść naprzeciw – zawierając ugody, rozbijając zadłużenie na raty, itp. Jednocześnie spółdzielnia powinna mieć możliwość zbadania konkretnej sprawy – przynajmniej w takim zakresie w jakim dłużnik sam decyduje się przekazać określone informacje. Dzięki temu możliwe jest wyjście naprzeciw osobom, które realnie potrzebują pomocy, a jednocześnie konsekwentne ściganie tych dłużników, którzy bez żadnej uzasadnionej przyczyny z premedytacją nie uiszczają ciążących na nich opłat. Takie podejście jest uzasadnione chociażby z uwagi na dobrze pojęte zasady współżycia społecznego. Nie powinno się zatem uznawać, że prawo do składania wyjaśnień w sprawach dotyczących zadłużenia przysługuje wyłącznie członkom spółdzielni.

Henryk Hoser

audytor JDS Consulting, aplikant adwokacki