Nowe okresy przechowywania akt osobowych
10/01/2019
Każdy pracodawca jest obowiązany prowadzić i przechowywać dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników po zakończeniu przez nich pracy. Ile od 1 stycznia 2019 r. wynosi okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
Od 1 stycznia 2019 rok zaczęły obowiązywać zmiany dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej wprowadzone ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją oraz nowe rozporządzenie MRPIPS w sprawie dokumentacji pracowniczej.
1. Skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Najważniejszą wprowadzoną Kodeksem pracy zmianą jest skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracownika. Do końca 2018 roku obowiązkowy okres przechowywania akt pracowników wynosił 50 lat, aktualnie ten okres wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł (art. 94 KP ust. 9b).
Nowy skrócony 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej będzie obowiązywać w stosunku do nowych pracowników, zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019 r.
W przypadku pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed tym terminem, okres ten co do zasady wynosi 50 lat.
W stosunku do pracowników zatrudnionych po raz pierwszy przez pracodawcę pomiędzy 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. pracodawca ma możliwość skrócenia tego 50-letniego okresu do lat 10 pod warunkiem że złoży do ZUS oświadczenie i przekaże tzw. raporty informacyjne za pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniał w latach 1999 – 2018.
DATA ZATRUDNIENIA PRACOWNIKA
|
OKRES PRZECHOWYWANIA
|
---|---|
przed 1999 r. | 50 lat |
przed 1999 r. |
50 lat lub 10 lat (pracodawca złożył do ZUS oświadczenie ZUS OSW i raport informacyjny ZUS RIA |
po 2018 r. | 10 lat |
2. Wydłużenie okresu przechowywania.
Przedłużenie 10-letni okresu przechowywania następuje w przypadku, gdy pracodawca jest stroną wszczętego postępowania, a przechowywana dokumentacja pracownicza może stanowić lub stanowi dowód w postępowaniu. Pracodawca będzie zobowiązany do przechowania dokumentacji pracowniczej do czasu jego prawomocnego zakończenia, ale nie krócej niż do upływu 10-letniego okresu przechowywania (art. 94⁴ KP ust. 1).
Jeżeli natomiast pracodawca nie jest stroną, postępowania ale uzyskał w jakikolwiek sposób wiadomość o toczącym się postępowaniu, okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, która będzie mogła stanowić lub stanowi dowód, wydłuża się o dalsze 12 miesięcy ponad 10-letni obowiązkowy okres jej przechowywania. Po ich upływie pracodawca ponownie wyznacza byłemu pracownikowi 30 dni od dnia otrzymania zawiadomienia na odbiór dokumentacji (ust. 2 art. 94⁴). W przypadku jej nieodebrania pracodawca niszczy dokumentację w terminie do 12 miesięcy po upływie okresu przeznaczonego na odbiór (art.94⁷ KP).
WYDŁUŻENIE OKRESU PRZECHOWYWANIA | ||||
---|---|---|---|---|
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej | Czas na odbiór dokumentacji przez pracownika | Termin na niszczenie nieodebranej dokumentacji | ||
10 lat | + | 30 dni | + | 12 miesięcy |
3. Okres przechowywania w razie ponownego zatrudnienia.
W przypadku ponownego zawarcia stosunku pracy z tym samym pracownikiem w ciągu 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał poprzedni stosunek pracy, pracodawca nie będzie tworzył nowej dokumentacji dla takiego pracownika, lecz będzie kontynuował prowadzenie dotychczasowej dokumentacji pracowniczej.
W takiej sytuacji 10-letni okres przechowywania będzie liczony od końca roku kalendarzowego, w którym ostatni stosunek pracy danego pracownika wygasł lub rozwiązał się.
4. Nowy obowiązek informacyjny.
W związku z nowelizacją KP powstają nowe obowiązki informacyjne pracodawcy.
Od początku 2019 roku pracodawca w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy wraz ze świadectwem pracy powinien przekazać pracownikowi informację dotyczącą przechowywania akt pracowniczych, dotyczących:
- okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości jej odbioru do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zniszczenia dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w wyznaczonym na to okresie.
Olga Sklyarova, audytor JDS Consulting