Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów

z dnia 31 maja 2019 r.

w sprawie trybu i sposobu realizacji zadań przez inspektora ochrony danych

Na podstawie art. 47 ust. 4 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości (Dz. U. z 2019 r. poz. 125) zarządza się, co następuje:

§ 1.

Rozporządzenie określa tryb i sposób realizacji przez inspektora ochrony danych zadań, o których mowa w art. 47 ust. 1 ustawy z dnia 14 grudnia 2018 r. o ochronie danych osobowych przetwarzanych w związku z zapobieganiem i zwalczaniem przestępczości, zwanej dalej "ustawą".

§ 2.

Inspektor ochrony danych realizuje zadania, o których mowa w art. 47 ust. 1 ustawy, w sposób uwzględniający specyfikę przetwarzania danych przez właściwy organ, ryzyka związane z przetwarzaniem danych oraz w sposób umożliwiający wykazanie prowadzonych przez niego działań oraz ich zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.

§ 3.

Inspektor ochrony danych realizuje zadanie, o którym mowa w art. 47 ust. 1 pkt 1 ustawy, przez:

1) zapoznawanie, ustnie lub pisemnie, w postaci papierowej, elektronicznej lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Dz. U. z 2019 r. poz. 123 i 730), administratora oraz osób zajmujących się przetwarzaniem danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów określających obowiązki spoczywające na tych osobach w związku z przetwarzaniem przez nie danych osobowych;

2) doradzanie, na piśmie lub w formie ustnej, administratorowi i osobom zajmującym się przetwarzaniem danych osobowych w zakresie prawidłowego sposobu wypełniania obowiązków wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych.

§ 4.

Inspektor ochrony danych realizuje zadania, o których mowa w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy, przez:

1) informowanie osób, które uczestniczą w operacjach przetwarzania danych osobowych, o zmianach przepisów dotyczących ochrony danych osobowych oraz wytycznych i zaleceniach Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, zwanego dalej "Prezesem Urzędu";

2) przygotowywanie, w porozumieniu z administratorem, dla osób, które uczestniczą w operacjach przetwarzania danych osobowych:

a) cyklicznych lub organizowanych w zależności od bieżących potrzeb instruktaży i kursów, w tym z wykorzystaniem technologii informatycznych, które składają się z zajęć teoretycznych i praktycznych,

b) samokształcenia kierowanego, w tym z wykorzystaniem technologii informatycznych lub w celu realizacji samokształcenia online, przy jednoczesnym zapewnieniu konsultacji oraz udostępnieniu materiałów

- umożliwiających uzyskanie, aktualizowanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności w zakresie przetwarzania danych osobowych oraz obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych.

§ 5.

1. Inspektor ochrony danych realizuje zadanie, o którym mowa w art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy, przez gromadzenie informacji uzyskanych od administratora lub osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych na temat procesów przetwarzania danych osobowych w celu ich identyfikacji, analizę tych informacji oraz ich ocenę pod kątem zgodności przetwarzania danych osobowych przez administratora oraz osoby zajmujące się przetwarzaniem danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych, a także z zaleceniami w zakresie oceny skutków dla ochrony danych osobowych, w tym wydanymi przez Prezesa Urzędu w ramach uprzednich konsultacji. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w tym zakresie inspektor ochrony danych przekazuje administratorowi pisemne rekomendacje dotyczące podjęcia określonych działań.

2. Realizacja zadania określonego w art. 47 ust. 1 pkt 3 ustawy może nastąpić także w ramach prowadzonych sprawdzeń, o których mowa w art. 11 ust. 1 ustawy.

§ 6.

1. Inspektor ochrony danych realizuje zadanie, o którym mowa w art. 47 ust. 1 pkt 4 ustawy, przez gromadzenie informacji uzyskanych od administratora lub osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych na temat:

1) procesów przetwarzania danych osobowych w celu ich identyfikacji, analizę tych informacji oraz ich ocenę pod kątem zgodności przetwarzania danych osobowych przez administratora oraz osoby zajmujące się przetwarzaniem danych osobowych z politykami administratora w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym przydzielonymi na ich podstawie obowiązkami dla osób zajmujących się przetwarzaniem danych osobowych;

2) stosowania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo ochrony danych osobowych.

2. Realizacja zadania określonego w art. 47 ust. 1 pkt 4 ustawy może nastąpić także w ramach prowadzonych sprawdzeń, o których mowa w art. 11 ust. 1 ustawy.

§ 7.

Inspektor ochrony danych realizuje zadanie, o którym mowa w art. 47 ust. 1 pkt 5 ustawy, przez prowadzenie bezpośrednich konsultacji, wymianę korespondencji w postaci papierowej lub elektronicznej, w zależności od bieżących potrzeb, lub przez ułatwienie Prezesowi Urzędu dostępu do informacji i dokumentów związanych z przetwarzaniem danych osobowych.

§ 8.

Inspektor ochrony danych realizuje zadanie, o którym mowa w art. 47 ust. 1 pkt 6 ustawy, przez:

1) gromadzenie informacji uzyskanych od administratora lub osób odpowiedzialnych za bezpieczeństwo przetwarzanych danych osobowych w zakresie objętym zaleceniem, o którym mowa w art. 38 ust. 4 ustawy, przez analizę tych informacji oraz ustalanie stanu realizacji tego zalecenia;

2) pisemne dokumentowanie czynności, o których mowa w pkt 1, i zamieszczanie w sporządzonej dokumentacji w szczególności wniosków wynikających z tych czynności;

3) przekazanie Prezesowi Urzędu pisemnej informacji o stanie realizacji zalecenia, o którym mowa w art. 38 ust. 4 ustawy, wraz z wnioskami określonymi w pkt 2, i informowanie o tym jednocześnie administratora.

§ 9.

Inspektor ochrony danych realizuje zadanie, o którym mowa w art. 47 ust. 1 pkt 7 ustawy, przez wymianę z Prezesem Urzędu korespondencji, w tym przekazywanie pisemnych opinii, w postaci papierowej, elektronicznej lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, w sprawach dotyczących danych osobowych i przeprowadzanie z Prezesem Urzędu, w miarę potrzeby, pisemnych lub ustnych konsultacji w sprawach z zakresu ochrony danych osobowych.

§ 10.

Inspektor ochrony danych realizuje zadanie, o którym mowa w art. 47 ust. 1 pkt 8 ustawy, przez udzielanie osobom, których dane dotyczą, ustnych lub pisemnych, w postaci papierowej, elektronicznej lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu art. 2 pkt 5 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną informacji na temat ich praw określonych w rozdziale 4 ustawy oraz sposobu ich realizacji.

§ 11.

1. Inspektor ochrony danych realizuje zadanie, o którym mowa w art. 47 ust. 1 pkt 9 ustawy, przez dokonanie analizy planowanego charakteru, zakresu, kontekstu i celów przetwarzania danych osobowych, technologii przewidzianych do użycia w ramach tego przetwarzania oraz szacowania ryzyka naruszenia praw i wolności osób fizycznych i przygotowanie pisemnego stanowiska, które zawiera wyniki tej analizy i szacowania ryzyka, w zakresie odnoszącym się do skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych, o której mowa w art. 37 ustawy.

2. Inspektor ochrony danych przygotowuje zalecenia co do oceny skutków dla ochrony danych osobowych w terminie wskazanym przez administratora.

3. Inspektor ochrony danych monitoruje wykonanie zaleceń, o których mowa w ust. 2, przez ustalenie, czy dokonana przez administratora ocena skutków planowanych operacji przetwarzania dla ochrony danych osobowych uwzględnia przygotowane przez inspektora ochrony danych zalecenia.

§ 12.

Inspektor ochrony danych realizuje zadanie, o którym mowa w art. 47 ust. 1 pkt 10 ustawy, przez:

1) sporządzenie dla administratora pisemnego sprawozdania z wykonania zadań z zakresu ochrony i sposobu przetwarzania danych osobowych po uprzedniej analizie stanu faktycznego przetwarzania danych osobowych;

2) przekazanie administratorowi sprawozdania, o którym mowa w pkt 1, w sposób uniemożliwiający zapoznanie się z jego treścią innym osobom.

§ 13.

Inspektor ochrony danych realizuje zadania określone w art. 47 ust. 1:

1) pkt 1 i 2 ustawy - z własnej inicjatywy albo na wniosek administratora, Prezesa Urzędu lub osób zajmujących się przetwarzaniem;

2) pkt 3 ustawy - z własnej inicjatywy albo na wniosek administratora, Prezesa Urzędu, osób zajmujących się przetwarzaniem lub osób, których dane dotyczą;

3) pkt 4 ustawy - z własnej inicjatywy albo na wniosek Prezesa Urzędu;

4) pkt 5, 8 i 10 ustawy - z własnej inicjatywy;

5) pkt 6 ustawy - z własnej inicjatywy albo na wniosek administratora lub Prezesa Urzędu;

6) pkt 7 ustawy - w zakresie pełnienia funkcji punktu kontaktowego wobec Prezesa Urzędu w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 38 ustawy - z własnej inicjatywy, a w zakresie prowadzenia z Prezesem Urzędu konsultacji we wszelkich innych sprawach - z własnej inicjatywy albo na wniosek administratora, Prezesa Urzędu, osób zajmujących się przetwarzaniem lub osób, których dane dotyczą;

7) pkt 9 ustawy - w zakresie przygotowywania zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych osobowych, w przypadku, o którym mowa w art. 37 ustawy - z własnej inicjatywy, a w zakresie monitorowania wykonania tych zaleceń - z własnej inicjatywy albo na wniosek administratora lub Prezesa Urzędu.

§ 14.

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem następującym po dniu ogłoszenia.

Prezes Rady Ministrów: M. Morawiecki

Treść Rozporządzenia znajduje się pod linkiem: