Zgodnie z art. 27 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali, prawo i obowiązek współdziałania w zarządzie nieruchomością wspólną, a więc również uzyskiwania informacji o zadłużeniach poszczególnych lokali, ma jedynie właściciel lokalu.

Według tego przepisu wspólnota mieszkaniowa powinna w taki sposób zorganizować doręczanie swoim członkom wszelkiej korespondencji zawierającej dane osobowe jej członków, aby nie naruszyć zasad ochrony danych osobowych oraz  skutecznie chronić te dane  przed dostępem osób trzecich.

W opinii UODO wrzucanie takiej korespondencji do skrzynek pocztowych bez odpowiedniego zabezpieczenia, gwarantującego, że dostępu do takich danych nie uzyskają osoby nieuprawnione, (np. wynajmujące mieszkania) nie jest zgodne z prawem oraz prowadzi do naruszenia ochrony danych osobowych.

Zgodnie z niedawno wydaną decyzją Prezesa UODO ZSPU.440.564.2019 (niepublik.) mocą której Prezes UODO udzielił zarządcy nieruchomości upomnienia za to, że jednemu z członków wspólnoty mieszkaniowej dostarczał korespondencję bezpośrednio do skrzynki pocztowej bez żadnego zabezpieczenia, chociażby w zaklejonej i zaadresowanej na jego dane kopercie.

W wydanej decyzji organ nadzorczy, podkreślił, że przekazywanie korespondencji w formie otwartej może prowadzić do udostępnienia szerokiego zakresu danych osobowych nieuprawnionym osobom, np. najemcy mieszkania, do którego przynależy skrzynka pocztowa.

Ponadto Prezes UODO, stwierdzając naruszenie przez zarządcę obowiązków, o których mowa w art. 5 ust. 1 lit. f, art. 24 i art. 32 RODO, nakazał mu zastosowanie odpowiednich środków mających na celu właściwe zabezpieczenie danych osobowych członków wspólnoty przed dostępem osób nieuprawnionych.