Od 25 maja 2018 r. stosowanie monitoringu wizyjnego podlega przepisom ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO) oraz uregulowaniom krajowym.

W ramach dostosowywania polskich przepisów do RODO na podstawie art. 111 ustawy z dnia 10 maja 2018 roku o ochronie danych osobowych prowadzone zmiany do kodeksu pracy, które regulują kwestie monitoringu pracowników (art. 22²  i 22³ KP).

Kodeks pracy zezwala na  monitoring wizyjny, monitoring poczty elektronicznej oraz inne formy monitoringu. Nowe przepisy określają m.in. przesłanki dopuszczalności stosowania monitoringu wizyjnego w zakładzie pracy, wskazują obszary, w których stosowanie monitoringu wizyjnego jest zabronione oraz okres przechowywania danych uzyskanych w wyniku monitoringu pracowników.  Ponadto nakazują pracodawcom informować  pracowników o wprowadzeniu monitoringu oraz stosować odpowiednie oznakowanie obiektów objętych monitoringiem. Dodane przepisy również regulują zastosowanie monitoringu poczty elektronicznej czy innych form kontrolowania.

1. Podstawy i zasady stosowania monitoringu wizyjnego.

Monitoring wizyjny jest formą nadzoru nad pracownikami związany z przetwarzaniem danych osób obserwowanych i nagrywanych poprzez kamery. Pracodawca ma prawo wprowadzić monitoring wizyjny zarówno na terenie zakładu pracy jak i na terenie wokół zakładu pracy.

Pracodawca może wprowadzić monitoring wizyjny jeżeli jest to niezbędne do:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników,
• ochrony mienia,
• kontroli produkcji,
• zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

To oznacza, że pracodawca powinien przetwarzać dane z nagrań wyłącznie w jednym z wyżej określonym celu i nie może je wykorzystywać np. w celu kontroli czasu i jakości pracy pracownika lub pozyskiwania informacji, którzy pracownicy na długi okres wychodzą na przerwę.

Monitoringu nie można stosować w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarniach, pomieszczeniach udostępnianych zakładowej organizacji związkowej.

Wyjątkiem są przypadki, gdy monitoring w tych pomieszczeniach jest niezbędny do realizacji któregoś z podstawowych celów  monitoringu i nie narusza godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób. Monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uzyskania uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej lub  uprzedniej zgody przedstawicieli pracowników.

Omawiany przepis Kodeksu pracy dopuszcza rejestrację obrazu, natomiast nie wprowadza  podstawy do nagrywania dźwięku lub obrazu i dźwięku.  Takie uprawnienia posiadają jedynie służby porządkowe i specjalne na podstawie ustaw regulujących ich działalność.

Przetwarzanie danych z nagrań wraz z dźwiękiem towarzyszącym zdarzeniom może zostać uznane za nadmiarową formę przetwarzania danych, która przeczy zasadzie minimalizacji danych. Ponadto może wiązać się z odpowiedzialnością administracyjną, cywilną, a nawet karną.

Warto również zapoznać się z opinią 4/2004 Grupy Roboczej Art. 29, która zwraca uwagę na konieczność stosowania zasady proporcjonalności przy posługiwaniu się video-nadzorem,  według której dane muszą być adekwatne i istotne do celów przetwarzania. Oznacza to, że monitoring  może  być stosowany wyłącznie jako środek pomocniczy, gdy inne środki prewencyjne, ochrony lub bezpieczeństwa o charakterze fizycznym lub logicznym, niewymagające pozyskiwania obrazu okażą się niewystarczające lub niemożliwe do zastosowania.

2. Podstawa przetwarzania danych z monitoringu

Podstawę prawną uprawniającą do prowadzenia monitoringu wizyjnego przez pracodawcę stanowi  art. 22² Kodeksu pracy, zgodnie z którym  pracodawca może wprowadzić monitoring, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

W przypadkach nieuregulowanych przez przepisy szczególne, podstawą przetwarzania danych osobowych  w przypadku monitoringu wizyjnego będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO tj. prawnie uzasadniony interes pracodawcy i pracowników w  zapewnieniu bezpieczeństwa w zakładzie pracy, ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Monitorowanie przez pracodawcę miejsca pracy za pomocą kamer więc nie wymaga uzyskania od pracowników zgody na takie sprawowanie kontroli.

Należy pamiętać, że art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do podmiotów z sektora publicznego nie będzie mieć zastosowania.

3. Obowiązki pracodawcy

Prawodawca nałożył na pracodawcę obowiązek uregulowania kwestii  dotyczących monitoringu wizyjnego w wewnętrznych aktach  prawa pracy, a dokładniej w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy.

W wymienionych dokumentach  ustala  się:

•  cel stosowania monitoringu (np. w celu kontroli produkcji, ochrony mienia, zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa),
•  zakres stosowania monitoringu (np. poprzez wskazanie pomieszczeń, w których monitoring będzie stosowany, w jakich nie będzie stosowany),
•  sposób zastosowania monitoringu (np. czy nagrywanie będzie odbywało się w sposób ciągły czy w określonych godzinach, kto będzie miał dostęp do nagrań).

W przypadku gdy pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie ma obowiązku ustalenia regulaminu, zagadnienia związane z monitoringiem powinny zostać uregulowane w obwieszeniu.

Oprócz regulacji w dokumentach kwestie związanych z monitoringiem, pracodawca powinien poinformować pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o wprowadzeniu nagrywania (np. poprzez wywieszenie na tablicy ogłoszeń czy umieszczenie informacji na firmowym intranecie) nie później niż na 2 tygodnie przed rozpoczęciem monitorowania.

Ponadto przed dopuszczeniem pracownika do pracy  pracodawca na piśmie  informuje go  o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (patrz: Poinformowanie o monitoringu wizyjnym)

Kolejnym obowiązkiem pracodawcy  jest oznaczenie pomieszczeń i terenu, gdzie są zainstalowane kamery nie później niż jeden dzień przed jego uruchomieniem. Oznaczenie to powinno być widocznym i czytelnym, za pomocą odpowiednich znaków lub ogłoszeń dźwiękowych.

Dostęp do nagrań video powinny mieć tylko osoby upoważnione. Pracodawca przetwarza nagrania obrazu wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane  i przechowuje je przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania lub dłużej,  do czasu zakończenia postępowania, gdy te nagrania stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, że mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Po upływie tego okresu nagrania powinny zostać  zniszczone.

4. Monitoring poczty elektronicznej i inne formy monitoringu

Kodeks pracy (§4  art. 22³  ) pozwala pracodawcy na  kontrolowanie służbowej poczty elektronicznej pracownika.

Pracodawca może monitorować ruch sieciowy, e-maile wchodzące, jak również i wychodzące, przesyłanie informacji na prywatne adresy e-mail, kopiowanie plików, korzystanie z portali społecznościowych.

Ustawodawca dopuszcza kontrolę poczty elektronicznej pracowników jedynie, gdy to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy.

Co istotne, monitoring poczty elektronicznej nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika (patrz: Monitoring poczty elektronicznej przez pracodawcę)

Pracodawca, który planuje wprowadzić monitoring poczty elektroniczne, ma wobec pracowników takie same obowiązki informacyjne, jak w przypadku monitoringu wizyjnego.

Pracodawca może korzystać również z innych form monitoringi, np. monitoringu stron  internetowych, monitoringu rozmów telefonicznych, lokalizowanie w przestrzeni (GPS).

O działaniach, jakie powinien podjąć pracodawca, aby taki  sposób monitorowania był legalnym, można dowiedzieć się z artykułu: „Przetwarzanie danych przestrzennych pracowników – prawa i obowiązki pracodawcy” 

Zagadnienia dotyczące tego rodzaju monitoringu pracodawca powinien również uregulować  w wewnętrznym prawie pracy lub podać do obwieszenia oraz  poinformować pracownika na piśmie o celach,  zakresie i sposobie monitorowania.

W kwestiach związanych z monitoringiem warto również obserwować wskazówki Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w tym zakresie (Zapoznaj się z publikacja „Monitoring wizyjny – wskazówki PUODO”), które zawierają  odpowiedzi na często zadawane pytania.

Warto też pamiętać, że za niewłaściwe stosowanie monitoringu przewidziane są wysokie kary finansowe. Takim przykładem może służyć kara w wysokości 20 000 euro, którą francuski organ ochrony danych osobowych CNIL nałożył na firmę UNIONTRAD COMPANY za stosowanie w miejscu pracy systemu nadzoru wideo, dzięki któremu pracownicy byli filmowani  w sposób ciągły. Wydał również nakaz nakazujący spółce podjęcie środków w celu zapewnienia możliwości śledzenia dostępu do wspólnych profesjonalnych wiadomości.

UNIONTRAD COMPANY to mała firma z dziewięcioma pracownikami, która się  specjalizuje w tłumaczeniach. W latach 2013–2017 CNIL otrzymał skargi od kilku pracowników firmy, którzy zostali sfilmowani na ich stanowisku pracy.

CNIL dwukrotnie ostrzegał pracodawcę o zasadach, których należy przestrzegać podczas instalowania kamer w miejscu pracy, pod czas drugiej kontroli w październiku 2018 r. stwierdził brak podjętych rzez UNIONTRAD COMPANY działań w związku z czym prezes CNIL wszczął postępowanie (pełna treść oraz decyzja CNIL w j. francuskim znajduje się po linkiem).  

Olga Sklyarova, audytor JDS Consulting